checklist

E-mail als back-up

Digitaal werken

Maak je regelmatig grote documenten in Word? Dan kan e-mail je een nuttige dienst bewijzen bij het maken van back-ups.

Eerst de inhoud
Een belangrijke stelregel om succesvol grote documenten op te maken in Word, luidt dat je zo lang mogelijk niets aan de opmaak doet. Je kunt dus beter wachten met het invoegen van plaatjes of met het aanbrengen van verschillende lettertypen. De opmaak is van later zorg, en alles wat geen tekst is kun je het beste pas aan het eind toevoegen. De reden? Als er iets misgaat met een al tijdens het schrijven aangemaakte opmaak, kost het herstel van je tekst veel tijd en ongemak. Kortom: eerst de inhoud, dan pas de franje!

E-mail als back-up (1)
Is een document inhoudelijk grotendeels klaar, dan wordt het tijd om aan de opmaak te gaan sleutelen. Begin daar echter pas mee nadat je een kopie van het document hebt gemaakt. Door zo’n back-up te maken kun je altijd snel teruggrijpen op de niet-opgemaakte tekst.
Een handige truc waarmee je snel tussentijdse back-ups van een document maakt, is door het document regelmatig naar jezelf te mailen terwijl je nog aan de tekst sleutelt.

Word 2010

  • Klik op Bestand.
  • Klik op Opslaan en verzenden.
  • Klik op Per e-mail verzenden.
  • Klik op Als bijlage verzenden.

Er wordt nu een e-mailbericht geopend en het Word-document is als bijlage bijgevoegd.

  • Typ je eigen mailadres in het veld bij Aan.
  • Druk op Ctrl+Enter om het bericht te versturen.

Word 2007

  • Klik op de ronde Office-knop.
  • Klik op Verzenden
  • Klik op E-mail

Er wordt nu een e-mailbericht geopend en het Word-document is als bijlage bijgevoegd.

  • Typ je eigen mailadres in het veld bij Aan.
  • Druk op Ctrl+Enter om het bericht te versturen.

De naam van het document wordt automatisch in de titel van het mailbericht geplaatst. Gaat het nu een keer mis bij het opmaken van het document, dan open je je e-mailprogramma en kijk je bij de Verzonden items. Daar vind je in een keurige chronologische volgorde alle tussentijdse versies van je document.

E-mail als back-up (2)
Je kunt de back-uptruc nog van extra veiligheid voorzien. Door een tussentijdse versie van je document niet aan jezelf thuis maar bijvoorbeeld ook naar je werk- of verenigingsadres te e-mailen, is er altijd een back-up van je tekst ergens op een locatie buiten je huis beschikbaar. Veiliger kan het bijna niet!

Bron: Computer!Totaal

Bedrijfsgeheimen (niet) op straat
Tips om snel teksten te redigeren
Papier besparen
Boek: Zakelijke brieven en e-mails schrijven
Training: Efficiënt aan de slag met Word

Reageer op dit artikel