checklist

De 10 don’ts bij PowerPointpresentaties

Digitaal werken

Een PowerPointpresentatie kan je presentatie verhelderen en verlevendigen. Mits je je bewust bent van onderstaande valkuilen.

Sheets letterlijk voorlezen
Veel sprekers lezen de sheets letterlijk voor en bieden geen extra informatie naast de informatie op de sheet. De spreker is dus feitelijk overbodig. Het publiek kan alle informatie al lezen en raakt gedesinteresseerd. Gebruik de sheets als kapstok en als teaser. De spreker moet eromheen praten, de presentatie larderen met voorbeelden en zaken benadrukken. Op deze manier heeft de spreker echt contact met het publiek.

Veel tekst op sheets
De vuistregel is: vijf à zes regels tekst per sheet. Meer zorgt voor verwarring. Het publiek luistert niet meer naar de spreker, maar probeert de tekst te lezen. Er is te veel informatie. Daarnaast is de tekst te klein omdat alles in één dia gepropt wordt. Gebruik ook niet te veel sheets. Vuistregel hierbij is tien sheets per dertig minuten spreektijd. Hoe minder sheets, hoe meer contact en interactie en dus hoe effectiever en leuker de presentatie wordt.

Presentatie niet vooraf testen
Heb je de presentatie vooraf getest? Is alle tekst op afstand leesbaar? Geen verkeerde achtergrond waardoor de tekst niet of slecht leesbaar is? Doen alle animaties het? Let vooral op bij lastminute-wijzigingen. Test je presentatie vooraf zodat je zeker weet dat alles goed loopt. Dat scheelt je weer een hoop stress.

Gestuntel met aansluiten
Probeer zo veel mogelijk van tevoren je apparatuur aan te sluiten en te testen. Als je voorganger gebruikmaakt van de beamer, hoef jij als het jouw beurt is alleen maar het kabeltje aan te sluiten. Test vooraf ook de laptopwissel en kijk of de beeldschermresolutie goed staat. Bij sommige beamers moet je je laptop eerst herstarten voordat je beeld krijgt. Natuurlijk sluit je de oplader aan. Je wilt natuurlijk niet met een lege batterij staan.

Bestand niet kunnen vinden
Waar had je de presentatie ook alweer opgeslagen? Het staat niet professioneel als je in al je mappen moet gaan zoeken (iedereen kijkt immers mee op het grote scherm). Tip: sla het bestand op op je bureaublad. Nog een tip: neem het bestand ook mee op een usb-stick. Mocht je problemen krijgen met je laptop, dan kun je altijd nog verder op een andere laptop.

Te snel praten
Misschien ben je zenuwachtig en ga je daarom sneller praten. Of je hebt te weinig spreektijd en te veel om te vertellen. Doe het niet. Spreek niet te snel. Buiten het feit dat iemand die snel spreekt moeilijk te volgen is en je de lezer onderweg ‘kwijtraakt’, is het voor je publiek ook erg vermoeiend. Daarnaast weet jij waar je over praat, het publiek niet en men heeft dus ‘verwerkingstijd’ nodig.

Afsluiten zonder gelegenheid tot vragen stellen
Je krijgt natuurlijk altijd te weinig spreektijd. En je wilt nog net die ene belangrijke tip meegeven. Of je bent blij dat het erop zit. Bouw echter altijd tijd in om vragen te beantwoorden. Je ziet hiermee of je verhaal duidelijk was en of het interessant wat voor je publiek. Reserveer tussen de vijf en tien minuten tijd. Voorkom ook dat het stilvalt in de zaal. Bereid zelf een prikkelende vraag voor, vraag je publiek of geef nog een uitsmijter/toegift cadeau.

Afsluiten zonder contactgegevens
Op je laatste sheet zet je natuurlijk altijd je contactgegevens: je e-mailadres en je (mobiele) telefoonnummer. Gek genoeg wordt dit vaak vergeten. Een gemiste kans dus.

Geen hand-out
Je wilt natuurlijk niet dat iedereen als een idioot mee moet schrijven. Geef vooraf een hand-out met de sheets. Je hoeft niet bang te zijn dat je je presentatie weggeeft want je vertelt er toch nog een heleboel omheen (zie tip 1).

Privéfoto’s op onverwachte momenten
Als laatste don’t bij PowerPointpresentaties de vaak hilarische situaties die ontstaan als er onverwacht en onbedoeld privéfoto’s getoond worden. Of dat nu op je bureaublad is of op je schermbeveiliging (zet deze uit!), professioneel is het zeker niet.

Effectief teamoverleg
Een speech houden: 7 tips
Checklist afscheid vertrekkende collega
Boek: Inspelen! Improviserend communiceren
Training: Optimaal communiceren voor een vlekkeloze samenwerking

Reageer op dit artikel