checklist

Cloud computing

Digitaal werken

1. Google docs

Werk je met Google docs, dan behoort werken in een verkeerde versie van een document tot het verleden. Google docs maakt het mogelijk tegelijkertijd met een collega in eenzelfde document te werken; alsof je samen aan het brainstormen bent! De veranderingen die jij in een document aanbrengt, zijn voor degene met wie je samenwerkt (via de deelfunctie) direct zichtbaar (met daarbij de naam van degene die de wijzigingen intypt).

Naast deze functionaliteit is ook het versiebeheer goed geregeld. Wil je aan een eerdere versie van een documenten werken: geen probleem. Alle versies zijn voor iedereen zichtbaar, met datumvermelding.

Account
Jij bepaalt wie je toegang geeft: je nodigt de deelnemer uit via e-mail. Die kan vervolgens een account aanmaken, inloggen en het specifieke document lezen of aanpassen, afhankelijk van zijn rechten. Je hoeft dus niet meer heen en weer te mailen. Google docs is gratis in gebruik, inclusief 1 gigabyte gratis opslag.

2. Dropbox
Een andere optie waarmee je (ook grote) bestanden vanaf elke locatie kunt benaderen, is Dropbox. Je kunt eenvoudig een bestand uploaden en toestemming verlenen aan degenen die het bestand mogen downloaden. Deze applicatie biedt je de mogelijkheid om documenten die je op de kantoorserver hebt opgeslagen, vanaf elke willekeurige locatie te benaderen. Ook hier geldt: geen gemail meer!

Online vergaderen
Als je digitaal wilt vergaderen en je hebt geen (permanente) toegang tot de kantoorserver, dan kun je Dropbox ook gebruiken. Je zet de vergaderstukken erin, stuurt alle deelnemers aan de vergadering een hyperlink en zij kunnen de vergaderstukken digitaal gebruiken. Zijn de deelnemers aan de vergadering ‘uitgerust’ met een i-Pad of met een smartphone, dan printen ze ook geen documenten uit. Alles blijft dus digitaal.

Notuleren
Degene die de vergadering notuleert, doet dit ook digitaal en zet aan het einde van de vergadering het op de i-Pad gemaakte document in Dropbox. Eenmaal terug op kantoor hoef je alleen nog maar de puntjes op de i te zetten en klaar zijn de notulen.

 

Office-tip: Word 2007-documenten delen en redigeren (filmpjes)
Digitale veiligheid
Internetsporen verwijderen
Boek: Het Nieuwe Werken van visie naar praktijk
Training: Werken in het papierloze kantoor

Reageer op dit artikel