checklist

Bewaartermijnen personeelsgegevens

Digitaal werken

Een essentieel onderdeel voor het toegankelijk houden van je digitale archief is het periodiek vernietigen van documenten die niet langer bewaard hoeven te worden.

Voor organisaties uit het bedrijfsleven zijn de bepalingen waaraan zij zich dienen te houden, verspreid over verschillende wetten en wettelijke regelingen, zoals het Burgerlijk Wetboek, de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen, Wet op de Omzetbelasting en de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

Hieronder een overzicht van de bewaartermijnen van de belangrijkste persoonsgegevens:

SOORT GEGEVENS / DOCUMENT

VERPLICHTE BEWAARTERMIJN

FISCUS

Sollicitatiegegevens

 

 

Sollicitatiebrief en – formulier

1 jaar (mits toestemming van sollicitant, zonder toestemming: 4 weken)

 

Psychologisch onderzoek / Assessment

idem

 

Bewijs van goed gedrag

idem

 

Getuigschriften

idem

 

Referenties

idem

 

 

 

 

Arbeidsvoorwaarden

 

 

Arbeidsovereenkomst

Tot 2 jaar na het dienstverband

 

Wijzigingen arbeidsovereenkomst

Tot 2 jaar na het dienstverband

 

Aanvullende arbeidsafspraken

7 jaar na dienstverband

ja

Salarisafspraken

7 jaar

 

Promotie / demotie / benoemingsbrieven

Tot 2 jaar na het dienstverband

 

FPU-regeling

Tot 2 jaar na het dienstverband

 

Afspraken inzake werk OR

Tot 2 jaar na beëindiging lidmaatschap

 

Samenleving / partnerschap

7 jaar na beëindiging dienstverband

ja

Brieven inzake ontslag

Tot 2 jaar na het dienstverband

ja

Kopie getuigschrift

Tot 2 jaar na dienstverband

 

 

 

 

Loopbaan / personeelsontwikkeling

 

 

Afspraken inzake (te volgen) opleidingen

Gedurende het dienstverband en indien de medewerker opleidingskosten moet vergoeden na beëindiging van het dienstverband, gedurende die periode

 

Aanvraag voor opleiding door de medewerker

Tot afronding / afbreken opleiding

 

Afspraken m.b.t. loopbaan

Tot realisatie

 

Verslagen functionerings- en beoordelingsgesprekken

Tot 2 jaar na beëindiging

 

Correspondentie jubilea

Tot einde dienstverband

 

Verslagen probleemsituaties

Tot 2 jaar na beëindiging

 

Verslagen van financiële problemen

2 jaar

 

 

 

 

Zaken betreffende ziekte

 

 

Ziektekosten

Duur verzekering tot vertrek

 

Brieven / verslagen bedrijfsarts / UWV

Tot 2 jaar na beëindiging

 

Verslaglegging inzake Wet

Verbetering Poortwachter

Tot 2 jaar na beëindiging

 

 

 

 

Overige zaken

 

 

Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen

Tot 5 jaar na beëindiging

 

Afstandsverklaring woon-werkverkeer

Duur afspraak + 7 jaar

ja

Brieven / verslagen probleemsituaties

Tot 2 jaar na beëindiging

 

Brieven / verslagen financiële problemen

2 jaar

 

Loonbeslagen

Tot opheffing

 

Correspondentie directie / pz / directe chef

Tot beëindiging van het dienstverband, eventueel afhankelijk van de ontslagsituatie tot 2 jaar daarna

 

Gegevens betreffende etniciteit en herkomst

5 jaar na beëindiging dienstverband

 

Identiteitspapieren van van derden geleende vreemdelingen voor wie een tewerkstellingsvergunning is verleend

5 jaar na afloop kalenderjaar waarin arbeid door vreemdeling is beëindigd

 

 

Bewaartermijnen bedrijfsdocumenten
Documentenbeheerplan
Deze documenten archiveren!
Boek: Digitaal archiveren
Training: Werken in het papierloze kantoor

Reageer op dit artikel