checklist

Koppelen Excelbestand aan Word

Digitaal werken

Als je een brief wilt sturen naar een grote groep mensen, werkt het niet handig boven elke brief apart de naam en het adres te schrijven.

Heb je een Excelbestand met de namen en adressen erin, dan kun je dit bestand heel eenvoudig koppelen aan een brief in Word. En heb je zo’n bestand nog niet, dan loont het zeker dat eerst te maken.

Het Excelbestand
Zorg ervoor dat je Excelbestand aparte kolommen bevat voor het bedrijf, de contactpersoon, het adres, de postcode, de plaats en eventueel andere gegevens. Zet in de bovenste rij de namen van de kolommen.

Het Excelbestand koppelen aan Word

  • Zorg ervoor dat het Excelbestand met de namen en adressen gesloten is.
  • Open je briefsjabloon in Word.
  • Kies de tab Verzendlijsten, groep Afdruk samenvoegen starten, Adressen selecteren, Bestaande lijst gebruiken.

  

  • Selecteer het bestand met de namen en adressen en klik op Openen.
  • Geef bij een eventuele melding over koppeling OK.
  • Kies bij de bron voor het werkblad waar de namen en adressen zijn ingevoerd en druk op OK.
  • De brief en het adressenbestand zijn nu gekoppeld.

Invoegen samenvoegvelden

  • Ga naar de positie waar een samenvoegveld moet komen.
  • In dit voorbeeld voegen we de naam van het bedrijf van de geadresseerde in.
  • Kies tab Verzendlijsten, groep Velden beschrijven en invoegen.

 

  • Een lijst met velden (kolommen uit je Excelbestand) wordt getoond.
  • Kies voor Bedrijf, Invoegen.

 

  • Herhaal deze actie voor alle gegevens uit je Excelbestand die in de brief moeten komen.
  • Voor de adressering ziet dat er als volgt uit:

 

  • Sla het document op. Je hebt nu een Wordbrief zonder inhoudelijke tekst, maar die wel is voorzien van de (samenvoeg)velden uit de deelnemerslijst.
  • Deze brief dient als basis voor de afzonderlijke brieven die moeten worden gemaakt.
  • Sla deze brief weer op.
  • Gebruik een bestandsnaam bij het opslaan waaruit blijkt dat dit een brief is met een koppeling naar de adressenlijst (Brief adressen leeg.docx).

Inhoud brief toevoegen en verzenden

  • Open de opgeslagen brief.
  • Een melding verschijnt m.b.t. een gekoppeld bestand.

 

  • Bevestig dit met Ja.
  • De brief is nu geopend.
  • Sla de brief op onder een nieuwe naam, bijvoorbeeld Brief bevestiging.
  • Vul de brief aan met de inhoudelijke tekst van de brief, zoals Hierbij bevestigen wij dat … etc.
  • Kies voor tab Verzendlijsten, groep Afdruk samenvoegen starten, Adressenlijst bewerken.
  • Selecteer de regels die moeten worden verzonden.
  • Door in de groep Voorbeeld van het resultaat te klikken op Voorbeeld van het resultaat wordt op het scherm getoond hoe de brief eruit zal komen te zien.

 

  • Klik op Voltooien en samenvoegen.

 

  • Kies voor Documenten afdrukken.
  • Sla de brief op, zodat ook de laatste wijzigingen (tekst en selectie) worden opgeslagen.

Berekeningen maken met Excel
Automatisch aanvullen in Excel met de vulgreep
Hoe krijg ik bij Excel > celeigenschappen > valuta het eurosymbool?
Boek: Effectiever werken met Excel
Training: Masterclass Excel

Reageer op dit artikel