checklist

Hoe archiveer ik juist?

Digitaal werken

Je begint met een inventarisatie

:
WAT ofwel: welke stukken ga je bewaren?
WAAR ofwel: op welke plek ga je alles archiveren?
HOE je gaat archiveren.

“HOE” te archiveren is een complex vraagstuk met deelonderwerpen als:
– Uniforme naamgeving van documenten
– Classificatie (structuur)
– Hoe lang bewaren we welke stukken?
– Hoe gaan we schonen?
– Hoe gaan we over van onze huidige werkwijze naar de nieuwe werkwijze?
– Hoe zoeken we documenten terug?

Tip: Thesaurus
Een van de deelvragen hierbij is de ‘uniforme naamgeving’. Deze afspraak maak je om te voorkomen dat jij stukken opslaat onder een andere bestandsnaam dan je collega. Bijvoorbeeld “vergaderverslag” of “Notulen”. Maak hiervoor een zogenaamde Thesaurus. Dit is een synoniemenlijst met verwante termen. Op deze lijst maak je een gezamenlijke keuze welke “naam” je aan een specifiek stuk geeft.

Reageer op dit artikel