checklist

Tijd voor e-mailbeleid

Digitaal werken

Nadat e-mail is geregistreerd, zul je moeten nadenken over hoe je e-mails gaat archiveren. Aan de hand van de volgende checklist kun je hiervoor een beleid opstellen:

a.    Bepaal wie verantwoordelijk is voor het archiveren van e-mail.

Wijs een persoon (of meerdere personen) aan in de organisatie die verantwoordelijk is voor het opslaan van e-mailberichten die voor de bedrijfsvoering noodzakelijk zijn. Als er voor documenten bewaarniveaus (lees: personen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van bepaalde categorieën documenten) zijn afgesproken binnen de organisatie, dan kun je hierbij aansluiten.  

Als dit niet het geval is kun je enkele zaken afspreken, bijvoorbeeld:

·         De maker van een bericht is altijd verantwoordelijk voor de archivering.
·        
Als een bericht niet binnen de eigen organisatie is gemaakt, zou je de eerste geadresseerde van de mail (de ontvanger) verantwoordelijk kunnen stellen voor archivering.
·         Als derde mogelijkheid kun je ook afspreken dat degenen die verantwoordelijk zijn voor de registratie, tevens zorgdragen voor de archivering van de e-mails.  
 

b.    Als het noodzakelijk is het archiveren van e-mails bij meerdere personen neer te leggen, spreek dan duidelijk af hoe de onderlinge verdeling van de te archiveren mails is.

c.    Spreek af dat de criteria voor registratie ook van toepassing zijn op de documenten die gearchiveerd dienen te worden.  

d.    Spreek af dat e-mail altijd elektronisch bewaard wordt. Voorkom dat de tekst van de mail wordt uitgeprint en vervolgens op papier bewaard.  

e.    Als de tekst toch wordt geprint: wie zorgt dan voor archivering? Wijs een of meerdere functionarissen hiervoor aan met een duidelijke afspraak welke documenten door wie worden geprint. Let echter op: als een document wordt afgedrukt, is het volgens de Archiefwet 1995 niet meer het originele document, maar een kopie. De hiervoor in de wet gehanteerde term is ‘substitutie’. Als documenten niet in de oorspronkelijke staat worden bewaard, is toestemming nodig van het Ministerie van OCW (voor die organisaties die vallen onder de archiefwet).  

f.     Als het document elektronisch wordt bewaard, regel dan de verwijzing naar papieren dossiers en vice versa.  

g.    Bepaal waar de e-mails worden bewaard. 

  • Gebeurt dit centraal of decentraal?
  •  Worden ze bewaard in de e-mailsoftware of elders (bijvoorbeeld in een DIS (Document Information System) of in folders op de kantoorserver, op SharePoint)?

h.    Gebruik voor het inrichten van digitale archieven op verschillende media altijd dezelfde structuur. Hanteer dezelfde indeling in digitale mappen en folders. Dit draagt bij aan een snellere gewenning en aan het verminderen van het aantal fouten bij het archiveren.  

i.      Bepaal de bewaartermijnen van e-mails. Wellicht kunnen de termijnen voor e-mails korter zijn dan voor de papieren documenten. Stel hiervoor in overleg met verantwoordelijken een overzicht voor op. 

j.     Regel de autorisatie: wie mag documenten slechts inzien en wie mag ze ook vernietigen?  

k.    Spreek af dat iedereen bij elk mailbericht de onderwerpsregel invult. Dit maakt klasseren (bepalen waar op te bergen) gemakkelijker. 

l.      Laat afzenders aangeven of een e-mail ‘persoonlijk’ (lees: niet zakelijk) is. Deze berichten kun je dan onmiddellijk uitsluiten van registeren en archiveren.

 

 

 

Knelpunten bij archiveren
Deze documenten archiveren!
Hoe kan ik mijn inbox zo leeg mogelijk houden?
Masterclass Outlook 2010

  

Reageer op dit artikel