checklist

Grote documenten in Word: 3 tips

Digitaal werken

Geen geklungel meer met Opmaak wissen

Je krijgt als secretaresse vaak documenten te verwerken die met veel knip- en plakwerk aan elkaar hangen. Vaak is het een hels karwei om dat nog recht te breien. Tip: Ctrl+A en ‘Opmaak wissen’. Die knop vind je door het venster van Stijlen open te vouwen. Alle tekst wordt nu ‘platte tekst’. Eerst zorg je dat alles de standaard wordt die in je huisstijl is afgesproken (de knop ‘Standaard’ in Stijlen). Vervolgens kun je gestructureerd gaan bouwen aan de rest.

Sectie-einde
Stel dat je de paginanummering maar wilt beginnen ná de inhoudsopgave. Of je wilt een aantal bladzijden in het document liggend (landscape) weergeven. Dit soort ingrepen kun je alleen maar als je gebruikmaakt van sectie-eindes.
Voeg deze in via het tabblad Pagina-indeling en kies via de knop Eindemarkeringen voor sectie-einde/volgende pagina. In dit geval heb je twee secties. Klik in de ene sectie, kies in het tabblad Pagina-indeling voor Afdrukstand liggend en enkel de pagina`s in die sectie zullen liggend worden weergeven. Ideaal voor pagina`s waarin grote tabellen staan.
Om pas te beginnen met nummeren ná een sectie dubbelklik je in de voettekst. Er wordt steeds aangegeven in welke sectie je staat. Ga naar de voettekst waar de tweede sectie begint. Er wordt aangegeven dat deze automatisch is gekoppeld aan de vorige. Dat wil je niet dus ontkoppel je deze via het tabblad voor voettekst.
Nu pas begin je met de paginanummering toe te voegen. Selecteer vervolgens het nummer, klik op de knop Paginanummer in het tabblad en kies voor Opmaak Paginanummer. Daar kun je kiezen om met 1 te beginnen. Ook al bevat je eerste sectie straks misschien meer pagina`s omdat de inhoudsopgave langer wordt, met dit systeem blijft het nummeren in sectie 2 altijd goed gaan.

Stijlen
Alle titels geef je een kop-niveau via de werkbalk Stijlen (in versie 2003 ‘opmaakprofielen’). Het is belangrijk dat je hierbij de volgorde aanhoudt: kop1 voor een titel van het eerste niveau (bijvoorbeeld hoofdstuk 1) enzovoort.
Ben je niet tevreden met de opmaak die daarbij wordt voorgesteld, wijzig dan de opmaak van deze titel: klik met rechtermuis op de knop van de bijbehorende Stijl en kies voor ‘bijwerken om met selectie overeen te komen’. Op deze manier geef je alle titels en subtitels een stijl. Dit mag je allemaal vooraf regelen of nadat je alles hebt getypt.
In Word 2013 kan alle tekst met titels die opgemaakt zijn met Stijlen ook ingevouwen worden. Houd daarvoor de muis boven de titel en klik op het driehoekje dat verschijnt. Met het gebruik van Stijlen is de basis gelegd voor automatische inhoudsopgaves en snelle navigatie.
Zet je cursor op de plek waar je de inhoudsopgave wilt, klik op het tabblad Verwijzingen en kies voor inhoudsopgave. Dit is niet echt een knop. Je klikt gewoon op ‘automatische inhoudsopgave 1’ et voilà, je inhoudsopgave is klaar. Wijzig je later iets aan de titels of de structuur dat past deze inhoudsopgave zich aan als je print of opslaat! Je kunt hem ook manueel verversen met functietoets F9.

Meer tips over Word? Tijdens de Workshopdagen op 22, 23 en 24 april is er een bonustrack speciaal over Word en Excel!

Opsomming met meerdere niveaus in Word
Word 2010: woordenlijst aanpassen
Word: bestandsnaam toevoegen aan kop- of voettekst
Training: Future Proof Skills

Reageer op dit artikel