checklist

Hoe je je e-mail snel verwerkt

Digitaal werken

Zo leg je de basis voor het verwerken van al die binnenkomende post:

1. Een e-mail komt binnen in je inbox.
2. Om je inbox elke dag minimaal eenmaal leeg te krijgen, moet je over elk bericht een aantal bewuste beslissingen nemen:
a. Verwijderen uit inbox of
b. Verplaatsen naar een andere map voor verder verwerking.
3. Het nemen van beslissingen kost tijd en energie, dus proberen we het maken van deze beslissingen zo gemakkelijk mogelijk te maken.

Er zijn acht mogelijke bestemmingen voor elk bericht:

a. Prullenbak/Verwijderde items
Als je een bericht gewoon kunt verwijderen: aarzel niet, en druk direct op de Delete-knop.

b. Kort Archief
Er is geen noodzakelijke actie te nemen, maar je wilt het bericht ook nog niet weggooien. Sla de mail dan op in je map Kort Archief.

c. Later/Misschien Map
Er is actie nodig op dit bericht, maar dat ga je niet deze werkweek doen.

d. Twee minuten Regel
Je kunt de actie in twee minuten afhandelen. Het is dan sneller om het maar meteen te doen dan er eerst nog een aparte taak van te maken in Outlook. Als je bijvoorbeeld een mailtje binnen twee minuten kunt beantwoorden, kun je dat het beste meteen doen zodra je het bericht hebt gelezen.

e. Agenda
De actie (of informatie) in dit bericht is datum- en of tijdgebonden. Zet de actie in je agenda: druk op Ctrl + Shift + A om een nieuwe afspraak te maken.

f. Wachten Op
Je
kunt de gewenste actie delegeren, of er is geen actie vereist van jouw kant, je moet wachten totdat een ander de actie heeft genomen. Vragen stellen, orders plaatsen, delegeren van werk naar een andere afdeling, enzovoorts: het zijn allemaal dingen waar je op moeten wachten. Zet deze mails daarom in je Wachten Op lijst.

g. Eerstvolgende Acties Map
In deze map plaats je de acties die je deze week wilt doen. Zodra je aan het werk bent en er niets in je agenda staat voor dat moment, bekijk je de Eerstvolgende Acties lijst en zie je wat je verder nog kunt doen.

h. Projectenlijst
Op de projectenlijst staan alle projecten die op dit moment spelen in jouw werk of privéleven. Deze lijst kijk je één keer per week door om te bedenken of alle projecten nog op rolletjes lopen, of dat ze meer aandacht verdienen.

TIP!!
Neem elke week een uur de tijd om alle lijsten na te lopen en ‘op te strakken’. Zo houd je je onderbewuste vertrouwen in stand, wat je de rest van de week veel stress en onrust scheelt. Het mooiste moment voor zo’n Wekelijks Onderhoud is misschien vrijdag aan het begin van de middag. Je hebt dan nog even tijd om eventuele losse eindjes af te ronden, mensen achter de vodden te zitten en met een gerust hoofd en hart het weekend in te gaan.

Tijdens dit Wekelijks Onderhoud bekijk je alle items in de volgende mappen:

  • Agenda
  • Eerstvolgende Acties
  • Wachten Op
  • Later/Misschien
  • Projecten

– Je bekijkt of deze lijsten nog actueel zijn of dat er items aan moeten worden toegevoegd, verwijderd of verplaatst.
– In dit systeem bekijk je je Agenda en je Eerstvolgende Acties lijst elke dag. Daar werk je mee. Ze vormen de kern van het systeem.
– De Wachten Op-, Later/Misschien- en Projectenlijst gebruik je gedurende de werkweek om nieuwe items toe te voegen, maar je bekijkt ze niet. Alleen tijdens het Wekelijks Onderhoud loop je ook deze lijsten even grondig door. Dat  betekent dat je alle informatie in deze lijsten de rest van de week met een gerust hart kunt vergeten.

Bron: Meereffect.nl van Taco Oosterkamp

Tijd voor e-mailbeleid
Is het archiveren van e-mail goed geregeld?
Houd je mail in de hand
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage je mailbox in Outlook

Reageer op dit artikel