checklist

Tien tips voor binnenkomende en uitgaande post

Digitaal werken

Tips voor het openen van binnenkomende post

  1. Controleer altijd of alle in de brief genoemde bijlagen ook daadwerkelijk aanwezig zijn. Mocht er iets ontbreken, noteer dit dan onmiddellijk op de brief.
  2. Check, voordat je een envelop weggooit, of de gegevens van de afzender in de brief zijn vermeld.
  3. Zorg, als je gebruikmaakt van een ‘ingekomen post’-stempel, ervoor dat je het origineel van de brieven stempelt met gekleurde inkt. Zo kun je altijd het origineel van een kopie onderscheiden.
  4. Sorteer de post op basis van belangrijkheid en urgentie alvorens je hem aan je baas voorlegt.
  5. Houd overzicht, bijvoorbeeld door alle documenten goed te registeren. Let er daarbij op dat je alleen die gegevens van de binnengekomen post registreert die gebruikt worden bij het terugzoeken of archiveren van de stukken.

Tips voor het verzenden van post

  1. Controleer alle gegevens in de adressering op juistheid en check of de adressering op de brief overeenkomt met de adressering op de envelop. (Een brief in de verkeerde envelop is een veelvoorkomende fout!)
  2. Zorg ervoor dat je altijd een (digitale) kopie hebt van de documenten die worden verzonden.
  3. Ga na wie – binnen en soms zelfs buiten je organisatie – een kopie moet ontvangen van de verzonden stukken (denk aan collega-bestuursleden, werkgroepleden, financiële afdelingen, juridische afdelingen).
  4. Check de agenda van je baas op vergaderingen en externe afspraken op het einde van de werkdag, want correspondentie die door hem/haar ondertekend moet worden, zal dan eerder klaar moeten zijn.
  5. Bedenk of het schrijven van een brief de beste oplossing is. Soms is het eenvoudiger en sneller om bijvoorbeeld een e-mail of een fax te sturen. Bekijk ook nog eens de checklist De voor- en nadelen van een brief.

Digitale postverwerking
Welke post registreer je?
Post verzendklaar maken
Boek: Handboek Secretaresse Assistent
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel