checklist

Zes tips voor een efficiënte postbehandeling

Digitaal werken

Zes posttips

  1. Handel je het poststuk niet direct af, maak dan een notitie (direct op het stuk of anders op een post-it die je erop plakt) wat je ermee gaat doen. Dat voorkomt een tweede keer lezen.
  2. Begin een lang stuk nooit zomaar te lezen. Bepaal eerst of de informatie wel interessant voor je is. Lees de introductie, de conclusie en eventueel de tussenkopjes.
  3. Zorg voor sorteerbakjes die je kunt gebruiken voor de verschillende acties. Bijvoorbeeld:
    – Actie
    – Project X, project Y en project Z
    – Administratie
    – Wachten op reactie
    – Archiveren
    – Lezen
    – Personeelsaangelegenheden
    – Bespreken met leidinggevende
  4. Een termijn- of vervaldagenmap (een map verdeeld in de dagen van de maand of de maanden van het jaar) is handig voor papieren waar je pas later iets mee moet doen. Zoals een toegangsbewijs voor een seminar, een enquête die je volgende week wilt invullen of de agenda voor een vergadering die over drie weken plaatsvindt.
  5. Vind je het erg lastig om direct te beslissen? Maak dan een twijfelbak en zorg dat die elke week leeg is. Probeer elke volgende keer sneller een beslissing te nemen of vraag hierbij hulp. In de loop van de tijd zal het steeds gemakkelijker gaan. Werk nooit met een bakje divers: dat is vragen om vergeten en verstoffen!
  6. Zorg voor een ruime papierbak en organiseer hoe om te gaan met vertrouwelijke informatie (vernietigen).

Tips voor het archiveren van e-mail
Hoe organiseer je je mappenstructuur, zowel digitaal als op papier?
Hoe ga je om met vertrouwelijke en geheime documenten en dossiers?
Boek: Timemanagement: slim omgaan met uw werktijd
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel