checklist

E-mailminderen: minder mail begint bij jezelf

Digitaal werken

Iedereen weet dat e-mail afleidt en je concentratie ondermijnt. En toch blijven onze mailboxen vollopen met ‘urgente’ berichten, nieuwsbrieven, LinkedInupdates en kattebelletjes en blijft de druk om snel te antwoorden hoog, terwijl we steeds minder tijd hebben om op iedere mail die binnenkomt actie te ondernemen. Een jaarlijkse e-mailloze vrijdag is leuk, maar bij lange na niet genoeg. 

Iedereen weet dat e-mail afleidt en je concentratie ondermijnt. En toch blijven onze mailboxen vollopen met ‘urgente’ berichten, nieuwsbrieven, LinkedInupdates en kattebelletjes en blijft de druk om snel te antwoorden hoog, terwijl we steeds minder tijd hebben om op iedere mail die binnenkomt actie te ondernemen. Een jaarlijkse e-mailloze vrijdag is leuk, maar bij lange na niet genoeg.

Psycholoog Roos Woltering verwoordt het zo: ‘We zijn verslaafd aan prikkels. We zijn echte urgentiejunkies. Het geeft ons een goed gevoel om bezig te zijn met dingen die urgentie hebben, we voelen ons nodig en belangrijk. Ook zijn we gewend geraakt aan het direct reageren op prikkels uit de buitenwereld. Een signaal dat er een mailtje binnenkomt, of puur de gedachte of de hoop dat er post is, kan zó overheersend zijn dat je móet kijken.’

Maar hoe je het ook wendt of keert, e-mail is én blijft een handig communicatiemiddel. Er zijn honderden tips te geven over hoe je bewuster e-mailt, hoe je je mailbox slim inricht, hoe je krachtig en to-the-point formuleert. Punt is dat het alleen werkt als iedereen zich eraan houdt. Tijd voor opvoeden dus.

Wij geven je hierbij houvast met een aantal korte tips:

1. Check je mail slechts een paar keer per dag. Voor bijna iedereen is dit haalbaar, ook voor jou.

2. Zet push-notificaties op je telefoon of tablet uit. Ze leiden alleen maar af. Je hebt geen herinnering aan binnenkomende mail nodig, als je sowieso tijdelijk geen mail wilt bekijken.

3. Spreek met je collega’s af dat spoedklussen niet via de mail, maar via de telefoon binnenkomen, of via een persoonlijk bezoekje. Zo wordt de noodzaak om de mailbox met argusogen in de gaten te houden al veel kleiner.

4. Zet je mailprogramma helemaal uit. Wég afleiding. Of zet notificaties in je mailprogramma uit.

5. Stel een automatische beantwoorder in om collega’s op de hoogte te stellen van je nieuwe beleid. In Gmail kun je de Vacation Responder gebruiken, deze kun je bijvoorbeeld alleen aan je collega’s zenden (niet aan externen). Houd wel een ‘alarmlijn’ open, voor brandende vragen en bloedspoedklussen.

6. Je inbox is geen takenlijst. Gebruik je mails dus niet om daar steeds klussen uit te vissen. Het kost veel tijd en gaat ten koste van je concentratie.

7. Stuur zelf minder mails. Vraag je af of een mail de juiste manier is. Heb je veel info nodig, dan is bellen of langslopen makkelijker en sneller.

8. Reageer niet op (B)CC’s. Deze mails bevatten info, maar je hoeft hier geen actie op te nemen.

9. Gebruik spaarzaam de ‘reply to all’.

10. Forward geen mails zonder toelichting. Voeg een regel toe voor uitleg, een vraag of opmerking, anders kun je er donder op zeggen dat er een mailwisseling ontstaat met vragen als ‘wat moet ik hiermee’ of ‘waar gaat dit over?’

11. Stop met discussies in mails. Doe dat in een persoonlijk overleg of tijdens een vergadering.

12. Stuur geen mails als je boos of overstuur bent.

13. Zeg nieuwsbrieven op die je niet leest.

14. Zet ontvangst- en leesbevestigingen uit.

15. Beperk het intern versturen van bijlagen, of… stop er helemaal mee. Stuur een link naar het betreffende bestand op de netwerkschijf of deel alles in de ‘cloud’, online dus. Altijd de meest recente versie bij de hand en geen verstopte inbox meer door gigabytes aan bijlagen.

16. Houdt het kort, stel één vraag aan één persoon. Snijd één onderwerp aan per mail. Kans wordt groter dat je daadwerkelijk en sneller antwoord krijgt.

17. Neem direct een beslissing op de zeldzame momenten dat je wél naar je mail kijkt. Betekent niet dat je direct een actie gaat uitvoeren (tenzij dat lukt in 2 minuten), maar wel dat je een besluit neemt; bijvoorbeeld ‘later lezen’ (nieuwsbrieven), ‘wacht op’ of ‘actie’ (inplannen in takenlijst) of simpelweg ‘verwijderen’. Laat mail niet (on)gelezen in je inbox staan.

18. Muis minder, leer sneltoetsen kennen voor je mailprogramma. Het scheelt tijd en je voorkomt rsi kans.

Bovenstaande tips zijn kort en krachtig. Voor wie alles eruit wil halen wat erin zit en het uitgebreid en met succes managen van de mailbox onder de knie wil krijgen, biedt Management Support de training E-mail minderen en Masterclass Outlook 2010.

Reageer op dit artikel