checklist

Manage je werkplek

Digitaal werken

Hoe creëer je een oase van rust… op je bureau? Lees onderstaande tips en ga aan de slag!

  • Neem als uitgangspunt om zoveel mogelijk weg te gooien, en kies een stapel waarmee je gaat beginnen.
  • Bekijk alle documenten en sorteer ze. Bij het selecteren kun je deze vragen als leidraad houden:
    – Heb ik de informatie in het document nodig bij het bereiken van mijn doelen in mijn werk?
    – Is het document een origineel?
    – Is het document van recente datum?
  • Al deze vragen met ‘ja’ beantwoord? Archiveer het document dan bij het betreffende onderwerp in je (digitale) archief.
  • Als je echter bedenkt:
    – Dit document zal ik niet snel terugzoeken;
    – Eigenlijk staat er hetzelfde in als een ander document in mijn archief;
    – De informatie is snel en makkelijk op te vragen bij collega’s of via internet;… dan doe je er goed aan het document weg te gooien.
  • Sla alle documenten die je ontvangt direct digitaal op. Zo heb je altijd een exemplaar beschikbaar. En je raakt ze nooit kwijt: via de zoekfunctie in de Verkenner vind je ze zo terug, ook als ze in de verkeerde map zijn beland.
  • Archiveer agenda’s met bijlagen en notulen van vergaderingen chronologisch in een map met een sprekende naam, bijvoorbeeld de naam van de vergadering: MT-vergadering, en daarna de data. Ga zo ook te werk met documenten die te maken hebben met een project of een bepaalde klant.
  • Originele facturen en contracten gaan naar de financiële afdeling. Als dat nodig is, kun je zelf een (digitale) kopie houden in je project- of klantenmap, mocht het zo zijn dat het opvragen van deze informatie omslachtig is en lang duurt.
  • Je komt vast aantekeningen tegen van dingen die je nog moet doen. Voer deze werkzaamheden direct uit, of zet ze op je to do-list. Als je aantekening nog extra informatie bevat, zet deze dan in de map over het betreffende onderwerp of in je takenlijst in Outlook.
  • Boeken, artikelen, knipselkranten, tijdschriften horen in de bibliotheek thuis. Geen bibliotheek? Ruim een boekenplank in. Bewaar knipselkranten alleen als de informatie niet terug te vinden is op internet.
  • Ook fan van die slimme gele post-its? Neem de relevante reminders en taken over op je takenlijst en gooi alle losse papiertjes weg.
  • Rondslingerende pennen en potloden zet je in een potje of leg je in een bureaula.
  • Nu ligt er, als het goed is, alleen nog op je bureau waaraan je direct wil gaan werken. Aan de slag dus!

Werkplekinrichting
Bakjessysteem
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage de informatiestromen op je secretariaat 

Reageer op dit artikel