nieuws

Digitaal bewaren: kan dat?

Digitaal werken

Tegenwoordig komt veel informatie digitaal het bedrijf binnen. Dat is handig en snel, maar kun je digitale informatie ook digitaal archiveren?

Het lijkt ideaal: alle documenten digitaal bewaren. Dat scheelt ruimte en je kunt, als je een goed zoeksysteem gebruikt, de documenten nog eenvoudiger terugvinden. Bovendien kunnen papieren documenten worden gescand en worden opgenomen in de digitale map.
Toch zijn er wel problemen met betrekking tot het digitaal archiveren van informatie en documenten. Zo is de duurzaamheid van een elektronisch archief een heikel punt. Omdat er nog weinig ervaring is met langdurig opslaan is het moeilijk te zeggen of je over vijf of tien jaar de documenten ook weer kunt openen en lezen. Op papier is dat geen probleem, maar van diskettes, cd-roms en andere dragers van digitaal materiaal kan dat niet gesteld worden. We weten niet wat er gebeurt met deze dragers als ze lange tijd niet gebruikt worden.
Niet alleen de dragers zijn het probleem. Ook de gebruikte programma’s kunnen problemen veroorzaken. Zo is er bijvoorbeeld in het Officepakket 2000 een nieuwe versie van het databaseprogramma Acces, die niet in staat is databases te lezen die zijn gemaakt onder oudere versies. Dit probleem kun je oplossen door behalve je document ook het gebruikte programma te bewaren. Maar dan heb je nog kans dat tegen de tijd dat je het gearchiveerde document wilt openen, het besturingssysteem is verouderd zodat je het programma niet kunt draaien…
Wanneer je toch wilt beginnen met het digitaal archiveren van documenten is het verstandig bij de duurzaamheid stil te staan, want het digitale archief is nog niet waterdicht.
Je kunt meer lezen over digitale duurzaamheid in Management Support Magazine, november 1999

Reageer op dit artikel