nieuws

Hoe archiveer je e-mails?

Digitaal werken

E-mails zijn geen wegwerpartikelen. Ze hebben dezelfde bewaartermijnen als papieren documenten. Ze moeten dus beschikbaar zijn voor de eigen organisatie en voor controles van bijvoorbeeld de belastingdienst. Hoe archiveer je e-mails?

E-mails zijn geen wegwerpartikelen. Ze hebben dezelfde bewaartermijnen als papieren documenten. Ze moeten dus beschikbaar zijn voor de eigen organisatie en voor controles van bijvoorbeeld de belastingdienst. Hoe archiveer je e-mails?

Maak onderscheid tussen e-mails met een privé-karakter en een zakelijk karakter. Dat kun je doen door aparte folders aan te maken. Selecteer vervolgens e-mails met een zakelijk karakter en beslis of je ze wel of niet wilt archiveren. Met privé-mail kun je doen wat je wilt: printen of weggooien.

Een andere mogelijkheid is zakelijke e-mails printen en toevoegen aan een papieren dossier. Maar je kunt ze ook laten opnemen in een bestand dat centraal gearchiveerd wordt. Ergens anders in de organisatie kunnen jouw e-mails dan gecombineerd worden met andere digitale documenten.

Welke oplossingen je ook kiest, ze moeten geldig zijn voor de hele organisatie en voor alle medewerkers.

Reageer op dit artikel