nieuws

Opruimwoede

Digitaal werken

Een belangrijke taak binnen het archiefbeheer is het opruimen (schonen) van het archief. Maar pas erop dat je opruimmanie niet te heftig wordt.

Het opruimen van een archief is een nuttige bezigheid. Hiermee voorkom je namelijk dat het archief dicht groeit. Bij het schonen van het archief moet je in de gaten houden dat het archief niet té schoon wordt. Het archiveren van bepaalde documenten is namelijk aan (wettelijke) bewaartermijnen gebonden.
Om die reden is het handig om met twee archieven te werken: het statische en het dynamische archief. In het dynamische archief bewaar je alle stukken die je dagelijks of wekelijks nodig hebt. Mappen of documenten die niet meer actueel zijn, moeten daar zo snel mogelijk uit. Die kun je vernietigen of verplaatsen naar het statische archief. Om die beslissing te kunnen maken moet je weten hoe lang documenten bewaard moeten worden. Veel bedrijven maken daarvoor een bewaartermijnenlijst. Bij de samenstelling van zo’n lijst moet je rekening houden met de wettelijke bewaartermijnen:

  • Het Wetboek van Koophandel bepaalt dat iedereen die een bedrijf uitoefent 10 jaar aantekening moet houden van zijn vermogenstoestand en van alles wat het bedrijf aangaat.
  • De Algemene Wet Rijksbelastingen bepaalt dat ieder bedrijf gedurende 10 jaar alle documenten moet bewaren die gaan over de rechtspositie van het bedrijf en de heffing van de belastingen.
  • Het Burgerlijk Wetboek zegt weinig over bewaartermijnen, maar regelt wel hoe lang met rechten en plichten kan doen gelden binnen allerlei overeenkomsten.
  • De Wet Persoonsregistratie geeft aan hoe met persoonsgegevens moet worden omgegaan met het oog op de privacybescherming van mensen. Dit is een kaderwet. Voor een aantal specifieke administraties zijn inmiddels al uitvoeringswetten gemaakt, namelijk de Wet op de bevolkingsadministratie, Wet op de politieadministratie en de Wet op de Geneeskundige behandelingsovereenkomst.
  • Voor specifieke bedrijfstakken kunnen nog andere wetten gelden, zoals de wet op het consumptief crediet.

Reageer op dit artikel