tips & tricks

Tijd voor opruimen! In kantoor en in je hoofd

Digitaal werken

Mensen zat die het heerlijk vinden: werken rond Kerst en Oud & Nieuw. “Ik krijg tien keer meer gedaan dan op een normale dag!” Eindelijk tijd voor dat archiveerwerk, die uitzoekklus, dat uitwerken van Je Grote Idee. Drie vragen om jezelf te stellen als door je stapel te versnipperen papier waadt. Waar kan ik prima […]

Mensen zat die het heerlijk vinden: werken rond Kerst en Oud & Nieuw. “Ik krijg tien keer meer gedaan dan op een normale dag!” Eindelijk tijd voor dat archiveerwerk, die uitzoekklus, dat uitwerken van Je Grote Idee. Drie vragen om jezelf te stellen als door je stapel te versnipperen papier waadt.

Waar kan ik prima zonder?

Kijk kritisch naar je systeem en je manier van werken van dag tot dag. Wat gebruik je allemaal om je dagelijkse werklast te verstouwen? Misschien zou je digitaler kunnen werken, of kunnen kijken naar je archiveerproces. En welke schaduwadministratie is nog echt functioneel? Kijk ook naar je rol bij het ondersteunen van je manager en collega’s: wie moet in het nieuwe jaar nu eens leren dat je bepaalde taken niet meer overneemt ‘omdat jij er nu eenmaal zo handig in bent’?

Wat is er beter of anders dan vorig jaar?

De meeste organisaties hebben een bepaalde cyclus in een jaar. Een cyclus van drukte en rust, van spanning en ontspanning. Hopelijk is er verder ook wel een ontwikkeling te zien en werk je niet ‘vijf stappen vooruit, vijf stappen achteruit’. Geniet je nog van je werk? Heb je het gevoel dat je echt iets bijdraagt aan hoe jullie organisatie zich ontwikkelt – en vice versa, dat je werk bij deze organisatie zorgt dat jij je verder ontwikkelt?

Waarop kan ik me voorbereiden?

Dit is hét moment om vergaderkalenders in te richten en (liefst via de digitale agenda…) uit te sturen naar je collega’s. Kijk daarvoor goed naar belangrijke evenementen voor jullie organisatie, al dan niet door jullie zelf op poten gezet. Eerst even de feestdagen checken spreekt voor zich, net als schoolvakanties. Als je hebt gemerkt dat je krap zat in de tijd, is het nu zaak om die alvast te blokken. Zorg dus dat in je agenda ‘bufferruimte’ komt om overleggen voor te bereiden en af te ronden, of stel algemene ‘afgeblokte tijd’ in bij je manager. En vergeet niet die dingen die dit jaar last minute waren en wat je anders had willen doen…

Zet nu al in je agenda wanneer jullie volgend jaar de kerstmailing voorbereiden of gaan brainstormen over het personeelsfeest. Een goed voorbereid mens telt voor twee!

En voor wie liever zonder al te diep nadenken lekker los gaat op de rotzooi rond je werkplek, hier nog een aantal praktische tips:

  • Begin met een schone lei. Haal álles van je bureau af, misschien met uitzondering van je monitor. En staat die eigenlijk wel op de handigste plek? Dump die twee pakken printpapier en bestel een ‘echte’ monitorstandaard.
  • Beschouw je werkplek als een cockpit. Houd binnen handbereik wat je vaak nodig hebt en leg ver weg wat je niet vaak gebruikt.
  • Kijk naar hoe werk over je bureau stroomt. Waar komt het binnen en waar gaat het weer weg? Op welke plekken ligt je werk dan – en zijn dat handige plekken? Misschien moet iets van links naar rechts, of is er een bakje nodig voor losse papieren, of moet dat bakje juist verdwijnen omdat het rommel aantrekt.
  • Elimineer de mensmagneten, waar mogelijk. Een snoeppot en brievenbakjes zijn klassieke mensmagneten: ze trekken je collega’s het secretariaat in. Dat heeft voor- én nadelen. Je krijgt veel informatie en voert veel gesprekken – soms veel te veel. Nu is de tijd om na te denken over een nieuwe plek voor de postbakjes; misschien komt er een plant naast, zodat je niet meteen in het zicht zit.
  • Wat bewaar je eigenlijk allemaal? Loop voor de gein je archief eens na en kijk hoe vaak je die informatie dit jaar nog nodig hebt gehad. Kan dat niet weg, of alleen digitaal bewaard?

Fijne feestdagen en veel geluk voor het nieuwe jaar!

Tekst: Karen Visser (www.newbroom.nl)

Reageer op dit artikel