vraag & antwoord

Kan ik Outlook zo instellen dat binnenkomende e-mails naar afzonderlijke folders gaan?

Digitaal werken

1. Je maakt in Outlook mappen aan met namen die goed omschrijven wat de inhoud is: Bestand > Nieuw > Map.2. Ga in Outlook naar Extra > Wizard regels.3. Klik op Nieuw en kies de wijze waarop je mail wilt archiveren.Daar zijn verschillende manieren voor, bijvoorbeeld op binnengekomen mail van een bepaalde persoon, of op […]

1. Je maakt in Outlook mappen aan met namen die goed omschrijven wat de inhoud is: Bestand > Nieuw > Map.
2. Ga in Outlook naar Extra > Wizard regels.
3. Klik op Nieuw en kies de wijze waarop je mail wilt archiveren.
Daar zijn verschillende manieren voor, bijvoorbeeld op binnengekomen mail van een bepaalde persoon, of op trefwoorden in de onderwerpsregel. Alle mail waarin een afspraak wordt gecommuniceerd gaat bijvoorbeeld in de map ‘Afspraken’. Het nadeel met deze laatste mogelijkheid is dat je afhankelijk bent van wat mensen in de onderwerpsregel zetten (vaak gebeurt dat niet of worden er andere kernwoorden in geschreven waardoor je nog niet automatisch kunt archiveren).
Voorbeeld: je wilt alle mail van je manager direct in een map laten plaatsen. Kies voor ‘Nieuwe berichten van iemand verplaatsen’. In het venster daaronder kun je door te klikken op ‘Personen of distributielijst’ de betreffende persoon uitkiezen. Klik om de mail direct door te sturen naar de map in je mappenlijst.
Voorbeeld: je wilt alle notulen laten doorsturen naar de map ‘Notulen’. Klik op de optie: ‘berichten verplaatsen op basis van inhoud’ en klik in het venstertje op ‘specifieke tekst’. Je kunt dan zelf tekst invoegen, bijvoorbeeld ‘notulen’. Klik op OK. Kies in het venster weer een map, bijvoorbeeld de map Notulen die je eerder hebt aangemaakt of eventueel hier aanmaakt.

Er zijn verschillende mogelijkheden en je kunt gedetailleerd aangeven of het gaat om bijvoorbeeld de inkomende of ook verstuurde berichten. Klik op ‘voltooien’ als je klaar bent.

Reageer op dit artikel