vraag & antwoord

Hoe kan ik een mailtje dat ik kwijt ben, weer vinden?

Digitaal werken

E-mails bewaren

  • Maak één map aan met de naam ‘Bewaren’.
  • Doe hier alle e-mails in waar je niets meer mee hoeft te doen, maar die je niet weg wilt gooien.

Dit doe je als volgt:

  • Klik op de mail(s) die je naar ‘Bewaren’ wilt verplaatsen.
  • Typ: Ctrl-Shift-V.
  • Typ Bewaren (of zo veel letters hiervan dat de map geactiveerd wordt).
  • Klik op Enter.

E-mails terugvinden

Vervolgens is het belangrijk om e-mails goed terug te kunnen vinden. Daarvoor gebruiken we een drietrapsmodel:

  • eerst eenvoudig snel zoeken;
  • dan eenvoudig langzaam zoeken;
  • en als dat geen resultaat oplevert: dan geavanceerd zoeken.

Eenvoudig snel zoeken

  • Selecteer de map waarvan je denkt dat de e-mail daarin zit. Meestal weet je wel of het om een verzonden e-mail gaat (dan de map Verzonden items) of dat het om een ontvangen e-mail gaat (dan de map Bewaren).
  • Weet je aan wie of van wie de mail is, sorteer dan op naam door op het Van- of Aan-veld te klikken. Sorteer van laag naar hoog (een driehoekje met punt omhoog).
  • Typ nu de eerste twee of drie letters van de naam in, je springt automatisch naar de eerstvolgende naam met die combinatie.
  • Als het niet meteen lukt, dan kan het zijn dat die persoon niet op voornaam voorkomt maar op achternaam. Probeer dan daarop te zoeken.

Weet je de naam sowieso niet of werkt stap 3 niet, dan kun je naar ‘eenvoudig langzaam zoeken’ overgaan.

Eenvoudig langzaam zoeken

Typ Ctrl-E (zoekfunctie) en typ een zoekterm (uit de titel, naam of tekst) in die je nog weet.

Als dat niet werkt, kun je overgaan op geavanceerd zoeken.

Geavanceerd zoeken

Typ Ctrl-Shift-F en klik dan op ‘Geavanceerd zoeken’. In dit venster kun je verschillende criteria opgeven waar de e-mail aan moet voldoen (o.a. in welke mappen en/of met of zonder bijlagen).

Bron: Richard Wolfe: www.dezaak.nl

Outlook-tip: beter sorteren
Outlook: nog niet gelezen
E-mail archiveren
Verlooptijd bij e-mails
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage je mailbox in Outlook

Reageer op dit artikel