checklist

Zakelijk briefpapier maken (of nabestellen)

Faciliteren

Waar let je op als je briefpapier (na)bestelt?

    • Check of de naam van de organisatie goed gespeld is. Let ook op de schrijfwijze van ‘bv’ (bv, BV, B.V. of b.v.).

 

    • Wanneer het gaat om een rechtspersoon, dan is het verstandig de volledige geregistreerde naam, al dan niet gevolgd door de handelsnaam op het briefpapier te zetten. Bij een coöperatie is het gangbaar om ook de aansprakelijkheidsvorm op het briefpapier te zetten.

 

    • Is het logo van de organisatie correct overgenomen? Let niet alleen op de vorm, maar bijvoorbeeld ook op het kleurgebruik. Is dit de huiskleur?

 

    • Zorg ervoor dat adres, plaatsnaam, telefoonnummer, faxnummer, website en e-mailadres juist zijn. Sommige bedrijven hebben meerdere postbusnummers. Staat het juiste postbusadres erop? Klopt de afdeling? En eventueel de contactpersoon?

 

    • Staat het registratienummer bij de Kamer van Koophandel erop?

 

    • Wanneer een organisatie BTW-plichtig is, dan moet ook het BTW-nummer op het briefpapier te staan.

 

    • Let op het bank- en/of gironummer.

 

    • Denk ook aan een verwijzing naar de leveringsvoorwaarden, als dat van toepassing is. Dit kunnen eigen voorwaarden zijn. In dat geval volstaat een verwijzing naar het nummer waaronder deze gedeponeerd zijn, samen met plaats en datum. Hanteert de organisatie leveringsvoorwaarden van bijvoorbeeld een brancheorganisatie waarbij zij is aangesloten, dan is een verwijzing daarnaar voldoende.

 

    • Staat alle informatie op de juiste plek afgedrukt? Denk daarbij ook aan het verschil tussen dichte enveloppen en vensterenveloppen.

 

  • Last but not least: komt het lettertype overeen met de huisstijl? Is de juiste papiersoort gekozen? Let ook op het papiergewicht, dat kan uiteindelijk veel portokosten schelen.

Tips voor het inkopen van drukwerk
Onderhandelen over de prijs
Goed voorbereid onderhandelen
Welke stappen moet ik doorlopen bij een inkoopproces?
Boek: Inkoopmemo’s
Training: Inkoop en onderhandelen voor secretaressen

Reageer op dit artikel