checklist

Videoconferencing

Faciliteren

De voor- en nadelen

Videoconferencing lijkt het juiste middel om efficiënt te vergaderen. Deelnemers hoeven niet meer op pad om naar de vergaderplek te reizen. De investering kan snel worden terugverdiend. Mits het nieuwe gereedschap goed wordt toegepast. Het terugdringen van reiskosten is de belangrijkste reden voor de invoering van videoconferencing.

Het is dus vooral een middel om overbodige zakelijke reizen aan te pakken en dient niet om iedereen binnen de kantoormuren te houden.

Voordelen

  • Terugdringen van reiskosten.
  • Efficiëntie; de vergadering in het buitenland wordt verplaatst naar de conferentieruimte.
  • Een betere balans tussen werk en vrije tijd voor de werknemer die minder vaak op reis hoeft.
  • Kortere communicatielijnen met andere vestigingen of producenten op grotere afstand.
  • Terugdringen van CO2-uitstoot, in het kader van het maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

Kiezen van een systeem
Voor het voeren van strategisch overleg tussen veelkoppige directies op verschillende locaties is het mogelijk boardroomsystemen te installeren, al dan niet geïntegreerd met de al bestaande voorzieningen in de vergaderruimte.

Kleiner kan ook. Desktopmodellen volstaan voor een vergadering met aan weerszijden twee deelnemers.

Iets groter zijn de kamersystemen, met een videoscherm ter grootte van een flinke tv. Daardoor kunnen er meerdere mensen deelnemen.

Denk ook aan mobiele systemen. Laptops met een webcam en wat software zijn voldoende. Ze kunnen ook worden geïntegreerd met andere vormen van communicatie, onder de noemer unified communications.

Hoe worden de kosten terugverdiend?
Als videoconferencing wordt gekozen om op reiskosten en reistijd te besparen is het terugverdienen van de aanschaf meestal een kwestie van enkele maanden – in beginsel. Zet de kosten eenvoudig af tegen de kosten voor (buitenlandse) trips die overbodig zijn geworden. Als het gaat om betere communicatie met vestigingen elders of (buitenlandse) producenten, dan is de rekensom iets gecompliceerder. Kosten en baten verschillen per bedrijf en situatie.

Interne marketing is essentieel
In beginsel zijn de kosten dus snel terug te verdienen. Toch gebeurt dat niet vanzelf. Veel bedrijven houden er geen rekening mee dat mensen moeten wennen aan deze nieuwe manier van vergaderen en communiceren. Ze zullen niet meteen de voordelen zien. Misschien gaan ze graag op reis, of stellen ze fysiek contact op hoge prijs. Ze zijn niet meteen vertrouwd met de toepassing van de nieuwe techniek. Interne marketing en kennismaken met de systemen is daarom noodzakelijk. Anders vergaart de nieuwe apparatuur vooral stof.

Begeleidingstraject
De leverancier die de systemen en de montage ervan verzorgt, kan een grote rol spelen bij het succesvol terugverdienen van de aanschaf. Steeds vaker gaat de installatie van videoconferencesystemen gepaard met een intern begeleidingstraject om de verse videovergaderaars vertrouwd te maken met de nieuwe communicatiemiddelen. De gebruikers moeten zich geen zorgen hoeven te maken over de techniek; ze moeten gewoon kunnen vergaderen.

Wie is verantwoordelijk?
Een vraag die ook moet worden beantwoord is: wie is verantwoordelijk voor het nieuwe systeem? Wordt het beschouwd als nieuwe technologie en kan de ict-afdeling dus verantwoordelijk worden gehouden voor alles wat er bij de nieuwe systemen komt kijken? Of betreft het nieuwe kantoorapplicaties, die dus vallen onder de verantwoordelijkheid van de facility managers? En wat wordt dan precies verwacht van de nieuw-verantwoordelijken: technische kennis van zaken en achtergrondkennis van de systemen?

Zakelijke reizen niet altijd overbodig
Videoconferencing zal het zakelijke reizen niet volledig vervangen. Voor bedrijven waar sporadisch gereisd wordt, is videoconferencing financieel gezien niet direct interessant. Organisaties die gebruikmaken van videoconferencing, zien hun zakelijke reisverkeer zelden helemaal verdwijnen. Het effect van het persoonlijk contact en het vertoeven in een andere omgeving moet niet worden onderschat. Stel: een Nederlandse directeur opent via een videoverbinding een vestiging in een verre, vreemde cultuur. Komt hij dan modern en vooruitstrevend over? Of beschouwt men hem daarginds als een afstandelijke directeur met weinig belangstelling voor de lokale markt?

Videoconferencing blijft dus vooral een middel om overbodige zakelijke reizen aan te pakken en dient zeker niet om iedereen binnen de kantoormuren te houden.

Bron: Martijn Blokland in Facto Magazine

Checklist videoconferencing
Bespaartips voor kantoor
Model telewerkovereenkomst
Over Het Nieuwe Werken
Training: Het Nieuwe Werken in het papierloze kantoor

Reageer op dit artikel