checklist

Checklist offerte opstellen

Faciliteren

De volgende checklist, geschreven voor verkopers, kan ook inkopers tot steun zijn om een offerte te beoordelen!

Als een klant om een offerte vraagt kun je natuurlijk een standaard prijslijst opsturen. Maar als je deze kans niet wilt missen en je wilt onderscheiden van de concurrent, kun je het beste een goede offerte maken. Hoe moet een offerte er uitzien om op te vallen? Ook voor de inkoper is het belangrijk te kunnen beoordelen wat een goede offerte is.

Voorbereiding van de offerte

  • Zijn de wensen van de klant duidelijk? Vraag anders om opheldering.
  • Is de kans op een order reëel? Zo niet, dan kun je eventueel direct meedelen dat er geen offerte zal worden uitgebracht.

Uitvoering offerte

  • Wordt snel genoeg geoffreerd? Zijn vertragingen onvermijdelijk (bijvoorbeeld bij moeilijke calculaties, overbelasting), breng dan de klant direct op de hoogte.
  • Schenk je voldoende aandacht aan bijzondere omstandigheden? Bijvoorbeeld aan de grootte van het bedrijf, de kwaliteitseisen, de financiële situatie.
  • Verplaats je je bij het opstellen van de offerte voldoende in de situatie van de klant?

Feitelijke inhoud van de offerte

  • Vermeldt in elke offerte de exacte hoeveelheden en geef een nauwkeurige omschrijving van de goederen of diensten, stuks en totaalprijzen.
  • Bied je, zo mogelijk, alternatieven? Bijvoorbeeld: speciale aanbiedingen, of eenzelfde product van iets mindere kwaliteit tegen lagere prijs. (Bied alleen variaties aan wanneer de kwaliteitsverwachtingen van de klant worden gerespecteerd.)
  • Wijs je op prijsvoordelen bij grotere afname? 
  • Geef je voldoende gedetailleerde aanwijzingen over hoeveelheid- of klantenkortingen?
  • Zijn de betalingscondities juist geformuleerd? Bijvoorbeeld 2% korting binnen 10 dagen na dato factuur, of 30 dagen netto.
  • Beantwoorden de betalingsvoorwaarden aan de wensen van de afnemer? Zijn ze begrijpelijk en ondubbelzinnig?
  • Zijn de overige leveringsvoorwaarden zodanig vastgelegd dat de klant weet waaraan hij toe is op punten als: verpakking, vrachtkosten, kwaliteitsbeoordeling, btw, termijn dat de offerte geldig is, leveringstermijn.
  • Zijn zo nodig uitwijkclausules opgenomen met betrekking tot de leveringstermijn?
  • Maak je speciale voordelen voldoende duidelijk?
  • Zijn technische details goed toegelicht met bijlagen (foto’s, prospectus)?
  • Wijs je in de offerte op belangrijke passages of elementen in de bijlagen?
  • Zijn de bijlagen genummerd?

Algemene inhoud van de offerte (algemeen)

  • Vermijd je in de offerte vaktermen die voor de klant onduidelijk kunnen zijn?
  • Is de offerte overzichtelijk en logisch ingedeeld?
  • Is de offerte niet te lang, te kort, te opdringerig van toon?
  • Moet een hausse- of baisseclausule worden opgenomen? Bijvoorbeeld bij verwachte loonsverhogingen, sterke prijsschommelingen op de grondstoffenmarkt.
  • Is de offerte als geheel in overeenstemming met het reclamebeleid en met het beleid van de buitendienst?
  • Noem je de opsteller van de offerte, zodat vragen van de klant terechtkomen meteen bij de juiste persoon?
  • Noem je een binnen- of buitendienstmedewerker die kan zorgen voor een nadere toelichting of demonstratie?
  • Is er iemand die nagaat of de offerte aan de wensen van de klant voldoet wat betreft hoeveelheid, kwaliteit en leveringstermijn?
  • Wordt de offerte voor hij de deur uit gaat nog eens vergeleken met de aanvraag?

Verzending offerte

  • Wordt de juiste (en geen overbodige) documentatie bijgesloten?
  • Zijn in de prospectus of catalogus de voor de klant belangrijke passages aangestreept?
  • Gaan offertes zoveel mogelijk vergezeld van monsters?
  • Wordt de offerte geadresseerd aan de behandelende functionaris? (Noem referentiekenmerken.)
  • Ontvangt de betreffende vertegenwoordiger een kopie van de offerte?

Follow-up van de offerte

  • Berg je de kopie van de offerte zo op dat hij steeds bij de hand is bij vragen van de klant?
  • Word gecontroleerd of de offerte bij de juiste persoon/afdeling is aangekomen?
  • Wordt de offerte telefonisch, schriftelijk of door een bezoek opgevolgd? Welke voorkeur heeft de klant?
  • Worden de kopieën van de offertes af en toe nagelopen en wordt van tijd tot tijd door de vertegenwoordiger bij de klant geïnformeerd?
  • Richt men zich bij nabewerking steeds tot de functionaris aan wie de offerte is gericht?
  • Worden de offerteprijzen en -voorwaarden voortdurend gecontroleerd? Belangrijk wanneer een klant bijvoorbeeld een paar maanden later bestelt.
  • Zoekt men bij negatief resultaat naar de oorzaken en probeert men die uit de weg te ruimen?
  • Maakt men collega’s/medewerkers attent op fouten en geeft men aan hoe die in de toekomst te voorkomen?

Bron: Facto

Offerte aanvragen
Offerte drukwerk
Voorbeeldbrief bij offerte
Boek: Inkopen… doe je zo!
Training: Inkopen voor managementondersteuners

Reageer op dit artikel