nieuws

De kantoortuin; 4 tips om beter te functioneren in een drukke werkomgeving

Faciliteren

De kantoortuin; 4 tips om beter te functioneren in een drukke werkomgeving

Werken in een kantoortuin kan een grote uitdaging zijn, zeker voor wie gevoelig is voor prikkels (visueel of auditief). En laat dat nu net een vaardigheid zijn die in deze moderne tijden essentieel is: het vermogen om overzicht te kunnen houden in een sterk wisselende werkomgeving. Hoe combineer je dat?

Uit recent onderzoek leren we dat je productiviteit er in een kantoortuin niet beter op wordt. Kantoortuinen zijn er al een tijd, maar met de komst van Het Nieuwe Werken dat rond 2010 een echte vlucht nam, zien we steeds meer mensen werken in grote ruimtes. (Onderzoek: Open offices are bad for productivity, bron Mentalfloss.com)

Wantrouwen speelt mee

In 2012 bleek al dat wantrouwen een factor was: alles wordt zichtbaar en heel veel wordt hoorbaar. Laagdrempelig samenwerken, zogezegd. Je weet waar je collega mee bezig is. En hoewel dat zeker voordelen heeft, zijn er zeker ook nadelen: je wordt zelf verantwoordelijk voor het filteren van beeld, geluid en informatie.

Er is een mooi citaat van een Amerikaanse professor Nieuwe Media, Clay Shirky. Zijn stelling is dat er niet zoiets bestaat als ‘informatie overload’, alleen falende filters. Ligt het dan dus aan jezelf? Deels, maar niet helemaal.

Vier tips om beter te functioneren in een drukke werkomgeving

Hieronder vind je vier tips om beter te functioneren in een drukke werkomgeving.

1) Maak je eigen gebruiksaanwijzing

Apparaten hebben een gebruiksaanwijzing, maar mensen hebben dat ook. Iedereen heeft eigen ideeën, normen en grenzen. Hoe gaan je collega’s en klanten het beste met je om? Waar reageer jij goed op en waarvan sla jij op tilt? Wanneer je je eigen gebruiksaanwijzing schrijft geef je een heel persoonlijk kijkje in jouw werkstijl en communicatiestijl.

Dat kan op meerdere manieren. Een ‘echte’ gebruiksaanwijzing maken bijvoorbeeld. Teken jezelf op een groot vel en benoem de knoppen. Waarop moet je vooral wel drukken en waarop niet? Wat gebeurt er dan? Wat heb je nodig om optimaal te functioneren? Waarvan laadt jouw batterij op?

Of geef iedereen een invuldocument met daarin de ruimte om een aantal zinnen af te maken naar eigen inzicht. Meteen schrijven, wat als eerste in je opkomt is het beste. Voorbeelden van zinnen:

  • Als ik één ding mocht veranderen aan mijn werkplek, dan is dat…
  • Ik functioneer op mijn best wanneer ik…
  • Het trefwoord van mijn droomwerkplek is…

2) Maak afspraken

Uit die gebruiksaanwijzing kun je opmaken dat wat jij lawaaierig vindt, voor je collega ‘gezellig achtergrondgeluid’ is.

In deze video legt Karen Visser uit waarom het maken van afspraken belangrijk is:

Maak dus afspraken over wat je van elkaar merkt: we voeren telefoongesprekken op een daarvoor geschikte plek, we zetten geen muziek aan zonder koptelefoon en we ondertitelen niet onze werkzaamheden niet (“Zo…. Dat is gedaan. Nu nog dat mailtje even…”).

Dit is echt goed om te doen. Het overgrote deel van mislukte invoeringen van HNW-werkomgevingen loopt stuk omdat men dit gedrag niet bespreekbaar maakt.

3) Wees creatief

Kijk naar hoe jij zelf, eventueel in samenwerking met collega’s, facilities of je leidinggevende, de werkomgeving kan aanpassen en comfortabel kunt maken. Dat hoeft echt geen gelikte kantoorinrichting, loungehoek of belstoel à € 2.500 te zijn.

Begin met bespreken waar men behoefte aan heeft: veel concentratiewerkplekken? Of juist overlegplekken? Loungehoek of traditionele lunchtafel? Of beide?

Je kunt ook eenvoudig veranderen door te schuiven met meubilair of planten neer te zetten. En ga eens langs de kringloop. Wie weet wat je daar vindt.

4) Minimaliseer de herrie

Die kunnen uit telefoons en computers komen: meldingen van nieuwe berichten, nieuwe mails, nieuwe vermeldingen op social media, storende beltonen…

De akoestiek van een ruimte kan ook vervelend werken. Een tussenvorm van halfhoge wandjes die met stof zijn bespannen kan prettig zijn; je ziet elkaar nog wel, maar je hebt toch iets meer scheiding.

Sluit jezelf af met een koptelefoon, als je niet van plaats kunt veranderen voor concentratiewerk. Dat hoeft niet eens met muziek; stilte kan ook, of concentratiegeluid zoals dit: Simplynoise.

Workshop Overleven in de kantoortuin Karen Visser

Overeind blijven in een prikkelrijke omgeving? Wil je als team afspraken gaan maken over (samen)werken? Kom dan naar de workshop Overleven in de kantoortuin van Karen Visser tijdens de Management Support Workshopdagen.

Reageer op dit artikel