blog

Gebruik jij je agenda ECHT?

Geen categorie

Secretaressen hebben natuurlijk allemaal een agenda. Wat mij meestal opvalt, is alleen dat ze daar weinig eigen zaken in plannen. Soms staan er zelfs alleen de afspraken in van degene waarvoor ze werken. Vergaderingen en vrije dagen staan er vaak ook nog wel in, maar eigenlijk is dat verre van optimaal.

Agenda’s zijn namelijk bedoeld om in te plannen. Je gaat je in eigen agenda op zoek naar beschikbare tijd voor uit te voeren klussen. Plannen is beslissingen nemen over je beschikbare tijd en je er dan zoveel mogelijk aan houden. Je zult waarschijnlijk denken dat je dat af en toe wel probeert, maar dat de werkelijkheid is dat je dag toch steeds anders verloopt. Waarschijnlijk kom je ook regelmatig thuis met een ‘mixed feeling’: veel gedaan, maar juist niet die zaken die ik me had voorgenomen, zoals dat project archiveren of de notulen van de laatste vergadering maken.

Voor het maken van een realistische planning moet je rekening houden met de hoeveelheid ad-hoc-zaken. Het enige wat je zeker weet is dat ze elke dag voorkomen, alleen niet wanneer. Als je weet dat je niet altijd direct hoeft te reageren op ad-hoc-vragen, dan ontstaat er al meer ruimte om gepland te werken.

Hou in je planning verder ook rekening met routines die elke dag, week en maand terugkomen en tijd afsnoepen. Soms is er al een kwart of zelfs de helft van je tijd weg aan diverse routines zoals mail, post, archiveren en rapportages maken. Het is zelfs aan te bevelen deze routines in te plannen om een goed beeld van je beschikbare tijd te krijgen.

Gebruik je eigen agenda alleen voor je eigen planning en niet die van anderen. Als je elke week voor minimaal een kwart gepland gaat werken, zul je de voordelen merken. Neem op vrijdag even de tijd om te bepalen wat er volgende week in ieder geval moet gebeuren, plan en ga genieten van het weekend. Evalueer regelmatig en leer langzamerhand realistisch te plannen. Succes!

Peter Vos

Kijk ook nog even in de beschikbare checklist rondom timemanagement voor inspiratie.

Bezoek ook de website van Peter: Sherpas Proyects

Reageer op dit artikel