blog

De toekomst: virtueel samenwerken

Geen categorie

Online vergaderen

De toekomst: virtueel samenwerken

Pieter: ‘Dank je wel, Vera, dat het klantenbestand nu up-to-date is.’
Vera: ‘Graag gedaan. Het versturen van de kerstkaarten is nu zo gepiept.’
Angela: ‘Dat was vorig jaar wel anders! En nu kun je ook verder met de eerste nieuwsbrief.’
Vera: ‘Klopt, maar de bal ligt nu bij jullie. Als jullie niets aanleveren, heb ik niets te versturen.’
Pieter: ‘Ahhumm, zullen we dan met z’n allen afspreken dat we binnen twee weken kopij aanleveren?’
René: ‘Ja, zit ons maar op de huid, Vera. Je ziet, we hebben het nodig.’

Tot zover een fragment uit deze vergadering via het web. Feit of fictie?

Optimaal presteren voor secretaresse én manager
Voor de duidelijkheid: managementondersteuners in loondienst blijven nodig. Hun rol zal wel veranderen, simpelweg omdat de rol van de manager verandert. De steeds hoger opgeleide medewerkers gedijen bij een grotere autonomie en dat maakt veel managers overbodig. Ben Kuiken schreef er zelfs een boek over, De Laatste Manager. Kuiken laat zien hoe steeds meer organisaties vertrouwen op ondernemende, zelfsturende professionals. In het verlengde hiervan zie je dat organisaties steeds vaker kiezen voor nieuwe vormen van managementondersteuning, waarbij secretaresse én manager of team optimaal kunnen presteren.

#afbeelding#De virtuele assistent
Een virtuele assistent inschakelen is een voorbeeld van één van de nieuwe, meer eigentijdse vormen van managementondersteuning en dé oplossing voor vooral kleine bedrijfjes en éénpitters. Zij bepalen zelf wanneer zij ondersteuning inschakelen en van welk niveau. Er is geen kantoorruimte meer nodig en alleen daadwerkelijk gemaakte uren worden betaald. Dit betekent dus een besparing op kantoor- en personeelskosten.
Er zijn inmiddels tal van veelal gratis online diensten beschikbaar waarmee een virtuele assistent de ondernemer kan ondersteunen bij project- en relatiemanagement, facturatie, documentverwerking en bijvoorbeeld e-mail en agendabeheer. Dure softwarepaketten met evenzo dure licenties hoef je niet meer aan te schaffen.

Virtueel samenwerken
Ook voor de grotere organisaties is de virtuele assistent een oplossing tijdens piekbelasting of bijvoorbeeld bij het ontbreken van bepaalde expertise in huis. Kortom, virtueel samenwerken heeft zowel voor kleine als grote organisaties de toekomst en is daarmee eerder feit dan fictie.

De secretaresse van nu
En wat betekent dit voor de secretaresse van nu? Veranderingen gaan momenteel erg hard. Als je als secretaresse van toegevoegde waarde wilt blijven, dan is het van belang:

–       de trends te volgen,
–       je verder te ontwikkelen,
–       jezelf zichtbaar te maken in je organisatie.

Kortom, de uitdaging is voor zowel secretaresse als manager als personeelsfunctionaris om buiten de gebruikelijke kaders te denken. Durf jij het aan?

Adieu secretaresse, hello assistant
Wie is Annemarie de Martines?
Naar Annemaries website

Reageer op dit artikel