blog

E-mail: klim niet op de toren van Babel

Geen categorie

Of een boodschap goed overkomt bij een ander, is altijd een gok. In veel organisaties praten mensen op een bijzondere manier langs elkaar heen. Onlangs was ik in zo’n organisatie en verbaasde me weer… Van afspraken over e-mailgebruik had men nooit gehoord. Het deed me denken aan de toren van Babel – iedereen praat door elkaar heen en niemand komt er meer wijs uit.

Natuurlijk is een IRL (In Real Life) ontmoeting nog steeds het beste, maar niet altijd de  effectiefste of efficiëntste manier om informatie uit te wisselen. Online alternatieven die real time communicatie mogelijk maken, zoals Yammer en Twitter, worden steeds meer gebruikt, maar daar had dit bedrijf nog geen kaas van gegeten. E-mail was het belangrijkste communicatiekanaal tussen collega’s.

Gevolg: een wildgroei aan mailoorlogen. Secretaresses ‘zien’ heel veel mail voorbij komen en hebben vaak als eerste door wanneer een bepaalde mailwisseling uit de klauwen dreigt te lopen. Om die reden was mijn advies aan de secretaresses van het bedrijf om met hun manager af te stemmen wanneer het een goed moment is om in te grijpen. Om de telefoon te pakken en een afspraak te maken met de verzender(s), of gewoon om de angel uit een discussie te halen.

Jammer genoeg – en ook hier – zijn secretaresses vaak nog te huiverig om zich met de inhoud van mailwisselingen te bemoeien. Terwijl ze de perfecte positie hebben om hierin discussies te stroomlijnen, mensen af te laten koelen of weer terug te laten keren naar de essentie: waar ging het nu eigenlijk over? Dat is met mail niet anders dan met notulen. Zelfs al heb je geen verstand van het antwoord, dan nog kun je zien of het een productieve en effectieve discussie is.

Uiteindelijk is besloten dat de secretaresses van deze organisatie regels zouden opstellen over mailgebruik, over het sturen van cc’tjes en over taalgebruik. ‘Regels’ klinkt misschien wat stellig – beter is de uitspraak ‘zo doen we dat hier’.

Een prachtig initiatief van deze groep vond ik de ban op loze cc’tjes: we sturen geen cc’tjes naar de baas omdat we denken dat de ander alleen op die manier in beweging komt. Prima! Ook een hele goede: we spelen niet op de man, maar op de bal.

Op deze manier zetten ze de bedrijfscultuur in beweging en gaven ze meteen het goede voorbeeld. Logisch: als secretaresse ben je cultuurdrager, ook in e-mailverkeer!

Karen Visser

http://www.newbroom.nl/

 

Reageer op dit artikel