blog

Managers zijn soms nét kinderen

Geen categorie

Slimmer werken voor de secretaresse begint helaas niet alléén bij jezelf. Jouw productiviteit is nauw gekoppeld aan die van iemand anders, waardoor je niet altijd zelf de keuzes kunt maken die je zou willen. Zo denk ik wel eens met medelijden terug aan die secretaresse in een van mijn trainingen, die dolgraag digitaler wilde werken, maar een manager had uit het stenen tijdperk. Elke mail moest ze printen. Je leest het goed: Elke. Mail. Moest. Ze. Printen. Ook de zinloze mail, met alleen maar ‘Bedankt Kees!’.

Alle mails gingen in het postboek, dat tijdens hun werkoverleg minutieus werd uitgeplozen. Op iedere gelezen mail kwam ofwel een instructie voor een antwoord, ofwel een krulletje ‘voor gezien’. Ik hoef je niet te vertellen dat de reactietijd van deze manager en secretaresse belabberd was… Tijd voor de 21e eeuw!

Samen met de andere deelnemers hebben we gezocht naar oplossingen. Hoe krijg je zo iemand ‘digitaler’? Het begint met het besef dat het gedrag dat je laat zien, niet de beste keuze is. En wat dat betreft zijn managers soms net kinderen: je moet ze duidelijk maken wat het gewenste gedrag is en ook wat de gevolgen zijn als ze het ongewenste gedrag blijven aanhouden. Sturing vanuit een secretaresse kan heel goed uitpakken – vooral als je een manager het idee geeft dat hij of zij het zelf heeft bedacht.

Nu bedoel ik niet dat deze manager op het time-outstoeltje moest, of zonder toetje naar bed. Dat is natuurlijk absurd. Maar wel dat deze secretaresse duidelijk moet zijn in wat haar grenzen zijn. Mails printen is nog tot daar aan toe (al is het hopeloos inefficiënt). Maar mails printen met ‘Bedankt Kees!’, dat is gewoon een regenwoud omhakken, alleen om te kijken hoeveel bomen je op één dag kunt doen.

Voor deze dame gold: krachten bundelen, lobbyen en stille wijzigingen doorvoeren. Praten met collega’s. Praten met managers van collega’s. Praten met Facilities en ICT. Hoe doen anderen het? Wat is er mogelijk aan ondersteuning? Moet de organisatie niet ‘iets’ met slimmer werken? Voordeel voor haar was dat de CEO – ook de baas van háár baas – beslist geen digibeet was en wel oren had naar vergaderen met de iPad. Samen met de secretaresse van de CEO startte ze een projectgroep Slimmer Werken. Door haar eigen baas te laten zien waar besparingen en versnellingen werden doorgevoerd, leerde hij dat er ook andere opties waren. Die niet zo eng waren als hij dacht.

Ondertussen stopte ze alvast met printen van alle mails à la ‘Bedankt-Kees’. Allemaal onder de vlag van de projectgroep Slimmer Werken: want zo doen we dat hier, toch, Kees? Met steun van een aantal strategisch gekozen collega’s, die hem stimuleerden verder te kijken, heeft ze haar manager de 21e eeuw in getrokken. Hij is uiteindelijk niet overstag gegaan voor die iPad, maar laat haar nu mails screenen en beantwoorden als ze denkt dat dit passend is. Nog even en hij mailt zelf…

Ach ja, iedere lange reis begint met een enkele stap, zo zei Confucius al.

Karen Visser

Reageer op dit artikel