blog

Opzij, opzij, opzij

Geen categorie

‘Opzij, opzij, opzij,
maak plaats, maak plaats, maak plaats,
Ik heb ongelofelijke haast.
Opzij, opzij, opzij,
want ik ben haast te laat,
Ik heb maar een paar minuten tijd’

‘Opzij, opzij, opzij,
maak plaats, maak plaats, maak plaats,
Ik heb ongelofelijke haast.
Opzij, opzij, opzij,
want ik ben haast te laat,
Ik heb maar een paar minuten tijd’

Dit is het refrein van een liedje van Herman van Veen uit 1979 maar nog steeds toepasselijk.

We rennen en jagen wat af tegenwoordig. We hebben het druk en zijn met allerlei zaken tegelijk bezig. Onze to do-lijst groeit en er lijkt geen eind te komen aan de taken die we op ons bordje krijgen. We leven sneller en vluchtiger, waardoor we kort en snel met dingen bezig zijn. Terwijl we de afwasmachine inruimen, spelen we ons spelletje Wordfeud. Terwijl we autorijden bellen we onze vriendinnen om even bij te kletsen, achter de computer doen we ons werk maar houden ook Facebook, Twitter en Linkedin in de gaten. Kortom… we multitasken wat af.

Dat multitasken geeft ons over het algemeen een prettig gevoel, we doen veel in korte tijd. We houden alles in de gaten en dat geeft het aangename gevoel dat we de boel onder controle hebben. Maar niets is minder waar. Multitasken is met verschillende dingen tegelijk bezig zijn en hierdoor vermindert je concentratie. De kwaliteit van hetgeen je aan het doen bent neemt dus af. Dus je bent minder geconcentreerd aan het autorijden – met alle risico’s  van dien – of je maakt meer typefouten, of je doet langer over een taak. Je brein wordt er moe van en je bent slecht gefocust op de taak die je aan het uitvoeren bent. Je lijkt zo snel en actief maar het feitelijke resultaat is dat je aan het eind van de dag nog steeds heel veel openstaande taken hebt en lang zo ver niet bent gekomen met je werk als je van tevoren had ingeschat. Vaak moet je rennen om een deadline nog te halen.

Hoe dan? Veel verstandiger is het om je tijd in je agenda in blokken te verdelen. Je begint om 9 uur met een concentratietaak en zet alleen dát programma open dat je daarvoor nodig hebt, en je hebt op je bureau alleen zaken liggen die een relatie hebben met je taak. Om 11 uur beantwoord je je mail en plan je nieuwe werkzaamheden in, je werkt Facebook bij, kijkt of er nog iets bijzonders te lezen is op Twitter en Linkedin en vervolgens begin je om 11.45 uur met de volgende taak.

Resultaat? Aan het eind van de dag zul je met een tevreden gevoel op je werkdag terugkijken: taken zijn daadwerkelijk afgerond, de kwaliteit van de afgeleverde taak is in orde, je social media heb je op gezette tijden kunnen volgen, je bent minder moe en je to do-lijst wordt korter.

Het is sowieso een goede gewoonte om je werk te plannen in blokken en de ochtend niet te beginnen met mail, maar daarover meer in een volgende column. Begin je dag dus goed, en start eens met dit liedje:

Neem de tijd, neem de tijd
Neem de tijd
Alle tijd, heel veel tijd
Om minder van jezelf te vragen
Neem de tijd
Om veel meer uit jezelf te halen

(uit: Kinderen Voor Kinderen, Neem de tijd)

[Trudis Baart is professional organizer en werkplektrainer en leert medewerkers op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Met haar bedrijf all-in-control geeft ze trainingen en workshops over efficiënter en effectiever werken. Ze is licentienemer van Het Betere Werken. Daarnaast begeleidt ze mensen die hun werk en werkomgeving effectiever willen organiseren en geeft ze advies bij de invoering van HNW-trajecten. all-in-control is lid van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).]

Reageer op dit artikel