blog

Geen tikgeit en geen Bisonkit

Geen categorie

Vastomlijnde beelden over ‘zo hoort het nu eenmaal’ kom je niet alleen in etiquetteboeken tegen. Ook op de werkplek kun je hier en daar gerust spreken over vastgeroeste visies – en dan op de rol van een secretaresse. Typisch gevalletje van nekharen overeind.

Geen secretaresse die niet gaat steigeren als ze als ‘tikgeit’ worden belabeld, of een cartoon voorbij ziet komen waarbij een secretaresse op de schoot van een manager zit terwijl hij iets dicteert. En terecht!

Gek genoeg hebben veel secretaresses zelf ook strakke ideeën over hoe hun rol moet worden ingevuld; soms zó strak dat ze voorbijgaan aan nieuwe kansen. Zoals Het Nieuwe Werken – je zult de secretaresses de kost moeten geven die roepen ‘Hartstikke leuk, maar in mijn functie kan dat niet. Ik ben de spil van de afdeling en moet dus altijd op mijn plek zijn.’ Alsof ze Bisonkit aan hun billen hebben…

In sommige functies kun je inderdaad niet tijds- en plaatsonafhankelijk werken. De cassière van de HEMA zal toch echt aan de kassa moeten zitten tijdens openingstijden van dat filiaal. En iemand die de receptie bemant is ook een uitstekend plan, op tijden dat je bezoekers kunt verwachten (al kan die ook op afstand via een beeldscherm taken verrichten.) Maar moet een secretaresse altijd fysiek aanwezig zijn tijdens kantooruren? Ik waag het te betwijfelen.

En wat zijn trouwens ‘kantooruren’? Dat begrip wordt ook steeds rekbaarder. Bereikbaarheid is niet hetzelfde als aanwezigheid. Kanalen te over om elkaar te spreken, waarbij je je nog moet afvragen of een stante-pede antwoord altijd wel nodig is.

Ook secretaresses hebben taken, verantwoordelijkheden en verplichtingen. Maar is het niet heerlijk om thuis in alle rust die complexe notulen uit te werken in plaats van op je werkplek, waar het interrupties regent? Juist de wisseling tussen taken en werkplekken maakt dat je optimaal gebruikmaakt van je energie en productiviteit.

Of je wel of niet aanwezig bent, is een kwestie van goede afspraken maken. Als jij op donderdag thuis werkt, kun je sommige taken niet uitvoeren – maar wel regelen. Misschien is je collega wel aanwezig en kan zij iets van je overnemen?

En niet altijd aanwezig zijn betekent ook mensen opvoeden, soms in de meest letterlijke zin. Net als kinderen die moeten leren wat te doen als hun moeder even niet beschikbaar is, is het zaak om je zo overbodig mogelijk te maken voor kleine k-klusjes. Gelukkig wordt dat in steeds meer organisaties al ingezien en centraliseert men uitvoerende taken – bestellen van kantoorartikelen, regelen van vergaderruimtes, aanmelden van bezoekers – of, nog beter: laat het ze lekker zelf doen.

Het Nieuwe Werken betekent grenzen trekken, maar stel jezelf alsjeblieft niet buiten de lijnen. Doe mee!

Tekst: Karen Visser

Karen Visser is werkplektrainer en professional organizer en leert mensen op allerlei niveaus slim omgaan met tijd, taken en ruimte. Vanuit haar bedrijf New Broom geeft ze sinds 2009 trainingen en workshops over effectiever en efficiënter werken.

Met haar programma ‘New Broom Grip Op Je Werk’ helpt ze professionals om meer grip te krijgen op hun werk, zodat niet de waan van de dag maar zijzelf baas zijn over waar hun aandacht, tijd en energie naartoe gaat.

Haar expertise wordt daarnaast ook ingezet bij de implementatie van Het Nieuwe Werken in organisaties. New Broom is licentienemer van de trainingen van Het Betere Werken en lid van de Nederlandse Beroepsvereniging van Professional Organizers (NBPO).

Reageer op dit artikel