blog

Het kan ook anders

Geen categorie

Je kent het waarschijnlijk wel: je moet ad hoc een vergadering inplannen voor je manager. Alleen blijkt er geen vergaderzaal beschikbaar te zijn. Of na heel wat telefoontjes gepleegd te hebben is er wel een zaal geregeld, maar belt het bezoek op het laatste moment af. Alle genomen moeite voor niets. Dat kan anders…

Het kan ook anders

Een poos geleden kreeg ik te maken met zo’n probleem. Op dit moment zijn we druk bezig om onze internetsite een opfrisbeurt te geven. Hiervoor hebben we een netwerkbureau in de arm genomen. Om tot een gezamenlijk doel te komen, is veel overleg een absolute must. Na een aantal brainstormsessies besloten we een vervolgmeeting op onze locatie te organiseren. In de praktijk komt daar best wat bij kijken. Zaken waar je aan moet denken:

  • Flip-over
  • Beamer
  • Laptop
  • Lunch
  • Vergaderstukken kopiëren
  • Vergaderzaal boeken/reserveren

In totaal zouden acht personen deelnemen aan de sessie. De voorbereiding kostte algauw twee uur. Een vergaderzaal boeken blijkt in de praktijk erg moeilijk omdat andere collega’s maanden van tevoren al een zaal vastleggen. Kortom, veel geregel om het uiteindelijk voor elkaar te krijgen.

Op de dag van de vergadering bleek Nederland weer te kampen met gladheid en mist met als gevolg lange files. Hierdoor kon de geplande afspraak niet doorgaan. Erg frustrerend aangezien ik alles tot in de puntjes geregeld had.

Bij nader inzien had deze meeting beter op afstand kunnen plaatsvinden door middel van een telefonische vergadering. Deze manier van vergaderen is veel efficiënter. Bovendien is het mogelijk om bijvoorbeeld realtime een presentatie te tonen aan alle deelnemers.

In de praktijk is fysiek vergaderen weliswaar het eerste waar je aan denkt om mensen bij elkaar te krijgen. Ook ik maakte me hieraan schuldig en dat als ‘conferencing-specialist’… Maar goed, je bent nooit te oud om te leren!

Michael Bachnoe is werkzaam als adviseur bij KPN Event & Conferencing.
Meer informatie zie:
www.kpnconferencing.nl

Reageer op dit artikel