blog

Secretaresse van de toekomst: een revolutie

Geen categorie

Werken op afstand

In technologisch én inhoudelijk opzicht gaat er veel veranderen. Zo zorgt ‘Het Nieuwe Werken’ ervoor dat je niet langer acht uur per dag je collega’s en managers face-to-face ontmoet op de werkvloer.
Werken op afstand wint terrein: op een flexplek of thuis. Dat vraagt om een andere en nieuwe manier van communiceren. Overleggen met je baas gaat via Skype, klanten binden via LinkedIn, Twitter en Facebook en je Whatsappt en MSN’t met collega’s.
Deze technologische ontwikkelingen zorgen ervoor dat processen sneller en grotendeels geautomatiseerd verlopen. Daarnaast werk je en archiveer je in de ‘cloud’, notuleer je op een iPad, en gebruik je handige tools als Dropbox en WeTransfer.

DNA van de secretaresse
Nine to five is dus echt passé, maar verandert dat alles nou iets aan de competenties van een goede secretaresse? In ieder geval absoluut niet aan de basisvaardigheden. Organiseren, communiceren en klantgericht handelen blijven onverminderd verankerd in het DNA van een goede managementondersteuner. De trends doen wel een beroep op een aantal andere competenties, maar ook die zijn stuk voor stuk ervaren secretaresses niet vreemd: zelfsturing, proactiviteit en zelfstandigheid zoals werk zien, initiatief en verantwoordelijkheid nemen, feedback durven geven en ontvangen.
Wat wél verandert is het belang van deze competenties. Je moet ze in de ‘nieuwe wereld’ op een hoger niveau beheersen dan ooit tevoren. Ik zie dat persoonlijk leiderschap en persoonlijke effectiviteit centraal komen te staan. En dat vraagt om het (opnieuw) trainen van je skills op dit gebied.

Second woman
De voortschrijdende technologie en het initiatief van veel jonge managers om bepaalde traditionele taken zoals agendabeheer en mailverkeer zelf uit te voeren, maken dat je meer tijd krijgt voor andere klussen. Daarmee krijg je tegelijk de kans je functie te verdiepen en meer op te treden als een gelijkwaardige partner van je manager: een co-manager die adviseert en meedenkt. Van terughoudendheid gaan we af. Managementondersteuners worden steeds mondiger, maar blijven wel second (wo)man. Een positie die de meesten trouwens ook verkiezen boven een prominente eerste plek. Op jouw positie staat het afwegen van urgentie en relevantie van alles wat voorbij komt centraal, net als het bewaken van prioriteiten. Die rol als proces- en informatiemanager vraagt om kennis die op een hoger en inhoudelijker niveau ligt. Verbreden en verdiepen van je kennis op het gebied van management en organisatie, marketing, HR en technologie heeft dan ook de toekomst.

Kortom, jouw functie wordt dynamischer en breder dan die ooit was. Mijn advies is: wees veranderingsbereid, zie je kansen en ga ervoor!

Auteur: Joyce Steenveld, Schoevers

Reageer op dit artikel