blog

De teflonlaag van de secretaresse

Geen categorie

Tegenwoordig spreken we steeds vaker over officemanager of managementassistent, maar ik noem mezelf nog steeds secretaresse.

De teflonlaag van de secretaresse

Als secretaresse heb je een ondersteunende functie; je zorgt voor het reilen en zeilen van de afdeling en organisatie en je regelt de administratieve processen. Dit houdt ook in dat je van alle processen op de hoogte bent. Je moet een groot organisatorisch inzicht hebben, zeker wanneer je voor een veeleisend team werkt.

Tijdens een groot overleg op mijn werk kwam het secretariaat ter sprake en er ontstond een discussie rondom de vraag waarom er geen klassiek secretaressewerk meer werd gedaan. Ik was aan het notuleren en ik werd overvallen door allerlei vragen, terwijl dit punt niet eens op de agenda stond. Ik gaf als antwoord dat de notulist een leidende rol heeft tijdens overleggen en vergaderingen. Fijntjes merkte ik op dat dit punt niet op de agenda stond en dat er nog een aantal punten wél op de agenda stonden die actie nodig hadden.

Het is niet altijd even makkelijk om je mannetje te staan. Zeker niet wanneer je werkt voor mensen die hoog in de organisatie staan. Je moet eindeloos geduld hebben. En een aura met teflonlaag zodat alles weer van je afglijdt.

De agendapunten werden verder besproken en terwijl ik aan het notuleren was, merkte ik dat mijn teflon anti-aanbaklaag dikker werd. In mijzelf was ik wel aan het grommen: klassieke secretaressewerkzaamheden… ik ben nota bene aan het NOTULEREN! Hoe klassiek wil je het hebben?
Bij de rondvraag werd ook aan mij gevraagd of ik een agendapunt had voor het volgend overleg. Ik opperde het idee om uitleg te geven wat het secretariaat precies doet, compleet met PowerPointpresentatie.

Nou, dat deed ik de volgende keer.
Ik presenteerde en besprak de lijst met werkzaamheden. Na afloop kwam de rondvraag. En ja hoor! Daar kwam de vraag: maar wat dóét het secretariaat nu precies?
Mijn teflonlaag scheurde, de stoom kwam uit mijn oren, kennelijk duidelijk zichtbaar voor iedereen. Ik kaatste terug: “Wat zou je willen dat het secretariaat voor je doet?”

Het kwartje viel. Ik kreeg een compliment. “Gaby, je doet het geweldig, dank voor de duidelijke presentatie. We zullen voortaan in plaats van uitgebreide notulen een actie- en besluitenlijst gaan bijhouden.”

Auteur: Gaby Madiredjo is secretaresse bij de VU en werkt op het secretariaat van de faculteit Rechtsgeleerdheid. Ze schrijft maandelijks een column voor Management Support. 

Reageer op dit artikel