checklist

Postbehandeling: 7 vragen

Geen categorie

De vragen die je je moet stellen bij een juiste postbehandeling.

1. Wat mag ik openen en wat niet?
Als op een envelop ‘persoonlijk’ of ‘vertrouwelijk’ staat, is het gebruikelijk dat de geadresseerde deze zelf opent.

2. Wordt alle post ingescand op een centrale afdeling?
Sommige gemeenten doen het al: alle post inscannen en digitaal verdelen. Maak wel goede afspraken over wel/niet printen. Het doel van scannen is immers het verminderen van papierverbruik.

3. Bij meerdere lezers: circuleren?
1 tijdschriftabonnement kan voor meerdere lezers bestemd zijn. Iedereen wil het gelezen hebben vóór het volgende nummer uit is.
Oplossing: hecht er een circulatiestrook aan met alle namen erop én het verzoek het tijdschrift binnen een dag na lezing door te geven aan de volgende lezer. De laatste lezer retourneert het aan jou voor het archief.
Tip: Zijn er meer dan 10 lezers? Overweeg dan om 2 abonnementen te nemen.

4. Moet er een datumstempel op de post?
In sommige stempels zitten meerdere invulmogelijkheden. Noteer onder de datumstempel direct waar je het stuk gaat archiveren. Zo raak je nooit iets kwijt.

5. Zijn er huisstijlregels voor uitgaande post?
Bij sommige bedrijven liggen alle afspraken vast over taalgebruik, toon, aanhef, spelling en afsluiting van brieven in een Handboek Huisstijl. Ook voor rapporten, formulieren enzovoorts liggen centrale afspraken vast.
Tip: als zo’n handboek er nog niet is, ligt hier misschien een leuke taak voor jou?

6. Is er een digitale huisstijl?
Dit is wel handig. Elke correspondent vult gegevens in via een invoerscherm en de software plaatst alles op de juiste plaats op de brief en op de envelop. Heeft jouw organisatie een goede programmeur in dienst?

7. Wordt uitgaande post genummerd in een brievenboek?
Uiteraard kan zo’n brievenboek ook een computerprogramma zijn. Je noteert een volgnummer, de datum, de geadresseerde, het onderwerp (trefwoord) en de plaats in het archief. Zo kun je terugzoeken op onderwerp, datum of nummer.

Opzetten van een archief
Tijd voor e-mailbeleid
Stappenplan ontwikkelen huisstijl
Boek: Huisstijlonderzoek
Training: Ontwikkel een Handboek Huisstijl

Reageer op dit artikel