checklist

Draaiboek aanleggen

Geen categorie

Met een draaiboek kan een collega makkelijker voor je waarnemen.

Maak het je collega’s makkelijk voor de momenten dat jij niet aanwezig bent, en maak een draaiboek van je werkzaamheden! Zo kun je het secretariaat met een gerust hart achterlaten.

Werkzaamheden
Noteer eens een week lang de werkzaamheden die je uitvoert, met een paar kernwoorden. Zijn er nog specifieke klussen aan het eind van de maand, of het kwartaal, of slechts 1 keer per jaar? Zo zul je aan het eind van het jaar waarschijnlijk vergaderzalen reserveren en de nieuwe agenda invullen.

Structuur aanbrengen
– Zie Taken en vaardigheden.
– Of misschien neem jij de dagen van de week/maand als indeling?

Maak ook een onderdeel standaardformulieren en voeg blanco exemplaren toe. Denk ook aan: de lay-out van notulen en actielijst.

Volgorde bepalen
Je kunt de werkzaamheden chronologisch, willekeurig of alfabetisch vermelden.
Of kijk welke klussen de meeste prioriteit hebben en zet deze bovenaan.
Hangt de ene klus samen met een andere, neem ze dan in de goede volgorde op.

Betrokkenen
Als bij bepaalde klussen collega’s of andere afdelingen zijn betrokken, vermeld dan precies de procedure. Dit zijn vaak lastige dingen wanneer iemand jou vervangt.
– Wat moet bij wie geregeld worden?
– Wie moet accorderen voor je iets kunt versturen?
– Zijn er bepaalde tijdstippen voor?
– Is die afdeling op bepaalde dagen gesloten?

Wat moet dagelijks, wekelijks, maandelijks of jaarlijks gebeuren?
Geef aan hoe vaak en wanneer een handeling plaatsvindt.
Begin het hoofdstuk notuleren bijvoorbeeld met een opsomming van de verschillende overleggen en de frequentie daarvan. Zet een tijdlijntje uit voor het versturen van de uitnodiging, het verzenden van de vergaderstukken, de vergaderdatum en het distribueren van de notulen.

Leg vast hoe jij vindt dat de werkzaamheden uitgevoerd moeten worden. Hoe gedetailleerder je dat doet, hoe gemakkelijker het is voor een ander om voor jou waar te nemen. En dat merk jij weer wanneer je terugkomt!

Reageer op dit artikel