checklist

Telefoonmanieren

Geen categorie

Tips voor netjes telefoneren

  • Neem de telefoon snel op en praat niet met volle mond.
  • Ben je telefonisch in gesprek dan onderbreek je dit en vraag je de tweede beller even te wachten. Maak dus eerst het lopende gesprek af.
  • Zeg eerst goedemorgen/goedemiddag zodat mensen aan je stem kunnen wennen en zeg dan je naam en functie of afdeling.
  • Praat langzaam en duidelijk, zeker als er oudere mensen bellen.
  • Concentreer je op de beller, luister en doe niet ondertussen iets anders.
  • Bel niet te vaak privé, bewaar dit voor als het echt nodig is.
  • Schrijf het telefoonnummer en de naam op (laat de beller spellen) en het onderwerp van het gesprek, voor als je later wilt terugbellen.
  • Zorg dat je altijd een routebeschrijving bij de hand hebt om telefonisch de weg uit te leggen (en verbindingsgegevens openbaar vervoer).
  • Probeer de basale dingen zelf op te lossen, verbind niet alles door.
  • Weet wat je moet doen in noodgevallen (weet bijvoorbeeld waar de arts te bereiken is).
  • Als je gaat doorverbinden, vertel dit dan en zeg naar wie en met welke reden (bijvoorbeeld de administratie heeft deze informatie voor u).
  • Zorg voor een nette telefonische boodschap op het antwoordapparaat voor buiten kantooruren. Vermeld de openingstijden en eventueel een telefoonnummer voor noodgevallen.
  • Maak een goed en toegankelijk overzicht van nummers die je vaak moet bellen; programmeer ook zoveel mogelijk van deze nummers in je toestel.
  • Ken je telefoontoestel, lees de gebruiksaanwijzing en gebruik features die tijd besparen.
  • Zorg dat je op een nieuwe werkplek snel op de hoogte raakt van intercom- of oppiepsystemen.
  • Maak ook snel afspraken over telefoonwensen van je leidinggevenden (wanneer storen, waarvoor, waarvoor niet, enzovoort).
  • Vraag ook naar tijdstippen waarbinnen je afspraken voor ze kunt maken.

Receptiemanieren

Reageer op dit artikel