checklist

Een opgeruimde werkplek

Geen categorie

Tips voor een opgeruimd bureau en archief

Je bureau

 

  • Alleen datgene waar je mee bezig bent ligt op je bureau. Organiseer je materialen en voer de taak op een ordelijke manier uit.

 

  • Zorg dat je je spullen ergens kunt opbergen. Inventariseer je hulpmiddelen en geef alles een vaste plaats.

 

  • Neem 3 bakjes voor ‘In’, ‘Uit’ en ‘Afwachten’ en zet ze binnen handbereik. Ze zijn bedoeld voor dingen die je in de loop van enkele dagen afhandelt.
    Het bakje ‘In’ is voor nieuw materiaal, het bakje ‘Afwachten’ is voor dingen die je nu niet kan doen, bijvoorbeeld omdat je wacht op een reactie van iemand anders. Het bakje ‘Uit’ is voor zaken die afgehandeld zijn, maar nog niet verzonden. Gebruik het ‘Uit’ -bakje niet voor documenten die opgeborgen moeten worden, doe dat liever meteen.

 

Opruimen en archiveren

 

  • Opruimen? Begin dan niet bij je bureau, maar bij je kast. Als je daar ruimte maakt, kunnen er daarna spullen van je bureau naar de kast. Met vakbladen kun je misschien een collega een plezier doen.
    (Zorg dat er geen informatie op straat terecht kan komen. Gebruik een versnipperaar of speciale containers voor het weggooien van documenten.)

 

  • Een vrij algemeen geldende regel is: de schrijver bewaart. Of anders: van tevoren afspreken wie er archiveert. Vaak zal dit het secretariaat zijn. Er bestaan voor diverse documenten regels over de tijdsduur van het bewaren. Deze moeten worden toegepast, bijvoorbeeld voor accountantscontrole.

 

  • Voor je persoonlijke werkarchief: gebruik (hang)mappen voor je Primaire Eigen Taken (PET), of per project. Doe er ook gegevens in die je binnen handbereik wilt hebben en 1 of meerdere mappen voor routinezaken. Zorg voor duidelijke identificatie aan de buitenkant met etiketten, kleuren, enzovoort. Handige plek hiervoor is de lade van je bureau. In dit archief stop je zaken die je in de loop van een aantal weken afhandelt.

 

  • Centraal archief is voor alles dat je hebt afgehandeld en moet bewaren. Vraag je af of je deze zaken zelf moet bewaren of dat het in het afdelings- of bedrijfsarchief thuishoort. Draag aan het einde van een project of opdracht de spullen over naar dit archief.

 

  • Referentiearchief: voor het opbergen van informatie, bijvoorbeeld tijdschriften, artikelen, broninformatie, personeelsgegevens, administratieve gegevens enzovoort. Bedenk welke informatie je wilt bewaren. Maak een duidelijke indeling zodat je de gegevens makkelijk kan terugvinden.

 

  • Organiseer ook je computer. Maak archiefsystemen voor bestanden en e-mail. Gebruik dezelfde indeling als bij je papieren archieven. Maak een bureaublad op de computer waarmee je snel en makkelijk toegang krijgt tot je meest gebruikte systemen en bestanden.

 

Routinematig afsluiten

 

  • Onthoud niets, behalve je vaste routine om in je agenda te kijken, maar schrijf verder alles op. Verwijder memobriefjes zo snel mogelijk (handel direct af of schrijf op in je agenda als actiepunt of ter informatie).

 

  • Leg alles terug op de juiste plaats. Een taak is af als alles is teruggelegd waar het hoort. Ruim alles op, liefst in betere toestand dan toen je begon.

 

  • Organiseer ook andere dingen, zoals je koffer of tas, je boeken en je visitekaartjes. Plaats zaken die bij elkaar horen ook echt bij elkaar op een vaste plaats.

Proactiever functioneren, je functie meer inhoud geven en beter inspelen op behoeftes binnen jouw bedrijf? Volg dan op de training Proactief functioneren.
Reken voor altijd en eeuwig af met tijdrovers met de training Timemanagement.

Checklist e-mail archiveren
Hoe lang moet je personeelsgegevens bewaren?
Hoe zet ik een archief op voor een nieuw bedrijf?
Boek: Secretaresse als informatiemanager

Reageer op dit artikel