checklist

Flexibel plannen

Geen categorie

10 tips

Lid van Management Support Magazine? Dan zag je ook de Focus op jouw vakgebied voorbij komen deze maand, en die stond geheel in het teken van de Nieuwe Secretaresse: flexibel en veelzijdig.

Om zo flexibel mogelijk te zijn en in te kunnen spelen op zowel dagelijkse werkzaamheden, als onderbrekingen en ad hoc-klussen is het beter om zo min mogelijk vaste taken te hebben. Vaste taken vragen namelijk om een nauwgezette planning, waardoor je minder flexibel bent.

10 tips

1) Maak een dagelijks actieplan, zo ontlast je je geheugen. Neem hierin op:
– planning voor alle taken
– prioriteiten
– ruimte voor onverwachte taken
– tijdlabel voor losse en vaste taken

2) Geef vaste taken een los-vast begin, bijvoorbeeld niet stipt 14.00 uur, maar tussen 14.00 en 15.00 uur.

3) Plan belangrijke losse taken wel op een vaste tijd (maak een afspraak en houd je eraan).

4) Houd voldoende taken achter de hand om je tijd zinvol te besteden als een geplande klus of afspraak niet doorgaat.

5) Bouw in je dagelijkse planning ook rustmomenten in. Zo kunnen belangrijke zaken uitlopen of je kunt andere zaken tussendoor afhandelen zonder dat je in de knoop komt.

6) Plan de belangrijkste dingen aan het begin van de dag.

7) Doe in ieder geval 1 belangrijke klus per dag.

8) Verdeel grote klussen in stukken van bijvoorbeeld 20 of 30 minuten. Dan kun je je werk makkelijk onderbreken zonder dat je planning uit de hand loopt.

9) Werk bewust; vraag je steeds af: ‘Is dit noodzakelijk?’ ‘Wat gebeurt er als ik het niet doe?’ ‘Voor wie of wat doe ik dit?’

10) Kun je een klus delegeren? Naar een collega, een andere afdeling, een extern bureau?

Tips bij het maken van een planning
Timemanagement: aanpak van tijdvreters
Veel werk en weinig tijd?
Organiseer je kantoor
Boek: De secretaresse als gatekeeper
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel