checklist

Werkgewoonten

Geen categorie

Hoe verander je ze?

Een gewoonte veranderen kost gemiddeld gesproken 21 dagen. Het vraagt doorzettingsvermogen, discipline en veel aandacht. Het ‘doe het nu-principe’ kan je helpen bij de volgende punten:

Voorkom herhaling
Mensen pakken gemiddeld 5 tot 7 keer iets op voordat ze er daadwerkelijk mee aan de slag gaan. Ga op vaste momenten van de dag door je e-mail en door je inbox. Open je e-mailberichten of je post 1 keer. Vraag jezelf steeds: wat moet ik ermee doen, wanneer, en waar laat ik de bijbehorende informatie? Handel kleine zaken zoveel mogelijk direct af wanneer dat wenselijk en mogelijk is.

Vergroot je concentratie
Inventariseer bijvoorbeeld door het gebruik van een actielijst de zaken die je nog moet doen, of die je niet hebt afgerond.

Kijk kritisch naar je werkplek
Staat je bureau goed? Kun je voor afscheiding zorgen door het plaatsen van een scheidingswand of een plant? Staat de radio vaak aan? Heb je daar last van? Maak het bespreekbaar met collega’s en leidinggevenden.

Let op je energieritme
Doe moeilijke klussen op een voor jou prettig tijdstip. Ben je een ochtend-, middag- of avondmens? Welke mensen geven je energie en wie kosten je energie? Welke klussen geven en welke kosten energie? Wissel ze zoveel mogelijk af.

Voorkom uitstel
Doe iets direct of plan het werk. Houd ook rekening met voorbereiding en uitwerktijd.

Durf ‘nee’ te zeggen
Een open deur natuurlijk. Laat het anderen ook tijdig weten wanneer zaken anders lopen dan verwacht.

Ken je eigen grenzen
Je kunt niet alle problemen van anderen evenveel aandacht geven.

Maak een plan van aanpak
Bij een grote klus is het heel handig om hem te verdelen in kleine brokken, zodat hij te behappen wordt. Je kunt dan de losse onderdelen inplannen. Stel niet uit maar ‘zet de trein in beweging’. Reserveer bijvoorbeeld elke week tijd voor die specifieke taak. En doe kleine (lastige) klussen direct of zo vroeg mogelijk op de dag.

Voorkom onderbrekingen
Ad hoc-klussen, onderbrekingen… Gemiddeld duurt het 3 tot 6 minuten voordat je weer op je oude niveau van concentratie zit. Hoe beperk ze je?
Begin bij jezelf. Je stoort vaak zelf een ander. Wacht met minder dringende vragen totdat het wat rustiger is in de organisatie: begin van de dag, lunchtijd, einde van de dag.
Als anderen jou storen: analyseer de categorie ad hoc. Om welke vragen gaat het? Van wie zijn de vragen afkomstig? Onderzoek of en hoe je kunt structureren.

– Spreek vaste tijden af met mensen met wie je vaak te maken hebt.
– Houd interrupties kort. Verander van houding. Ga bijvoorbeeld eens staan als iemand bij je bureau blijft plakken.
– Geef duidelijkheid over je bereikbaarheid en beschikbaarheid.
– Bepaal telefoontijden voor anderen en ook voor jezelf.
– Overweeg een inloopspreekuur.
– Schakel, na overleg, de telefoon door naar een ander.
– Maak gebruik van een voicemailsysteem wanneer dat mogelijk is.

Feit: wanneer mensen 2 uur op een dag ongestoord en dus geconcentreerd kunnen werken leveren ze 60% meer werk af. De productiviteit stijgt dus enorm!

Plannen: hoe doe je dat?
Boek: De secretaresse als gatekeeper
Training: Proactief functioneren en Timemanagement

Reageer op dit artikel