checklist

Timemanagementtips voor planning

Geen categorie

Neem de tijd om een planning te maken.

Maak tijd voor planning

– Plan dagelijks en wekelijks. Open en sluit de dag en de week en maak bij de sluiting alvast een planning voor de komende dag en week. Dat geeft rust en overzicht.
– Kijk vooruit. Als er drukke tijden aan komen, geef deze dan ook een plek in je plannen.
– Plan realistisch, anders ligt frustratie op de loer. Plan per dag bijvoorbeeld 1 ding dat je wilt afmaken. Dit kun je ook gebruiken als je wilt onderhandelen met iemand die met extra taken naar je toekomt.

Bruto/netto

– Plan bruto in plaats van netto. Plan dus ook de tijd die je nodig hebt om te reizen, voor te bereiden, zaken op te zoeken en werkzaamheden te starten.
– Plan buffers in zodat je eventuele achterstanden kunt wegwerken. Bijvoorbeeld 1 dagdeel in de week.
– Plan 60% van je dag en houdt 40% onvoorzien. Werk je 8 uur? Dan zijn daarvan 3 uur bedoeld voor onvoorziene zaken.

Volgorde en rust

– Plan tijd in waarin je je voorneemt ongestoord (zonder telefoontjes en met de deur dicht) te werken aan taken die essentieel zijn, maar niet urgent.
– Pak als eerste aan waar je tegen opziet. ‘Succesvolle mensen doen die dingen waar mislukkelingen een hekel aan hebben. Niet dat mensen met succes dat soort dingen wél leuk vinden, maar ze kunnen het ondergeschikt maken aan hun doel.’ (citaat uit The Common Denominator of Success, door E.M. Gray)
– Behandel al je post en e-mail in 1 keer, bijvoorbeeld op een vast moment van de dag. Door je handen laten gaan of globaal lezen en weer wegleggen, kost veel tijd en je stelt een besluit alleen maar uit. Beantwoord post en e-mail kort.
– Doe gelijksoortige taken en verschillende onderdelen van 1 taak achter elkaar. Dat scheelt weer tijd om ‘erin’ te komen.

Communicatie

– Houd je doel voor ogen en start al je (telefoon)gesprekken en memo’s met dit doel.
– Houd controle over je gesprekken: werk door of ga staan als iemand je ongewenst stoort. Loop naar degene toe die je wilt spreken, zodat je ook weer kunt weglopen.
– Geef zo nodig de tijdlimiet aan voor een gesprek.
– Probeer vragen te clusteren in plaats van direct te vragen.

Timemanagement: aanpak van tijdvreters
Plannen: hoe doe je dat?
Boek: De secretaresse als gatekeeper
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel