checklist

Handboek maken

Geen categorie

Maak een handboek dat door alle medewerkers en stagiaires van het secretariaat gebruikt kan worden. Het is namelijk de werkbeschrijving van je secretariaat.

In een handboek worden de werkbeschrijvingen opgenomen van activiteiten die op het secretariaat gedaan worden. Een werkbeschrijving maakt het mogelijk dat werkzaamheden gemakkelijk door iemand anders overgenomen kunnen worden. Het wijst je stapsgewijs de te nemen weg.

1)      Laat diegene die veel ervaring heeft met bepaalde werkzaamheden punt voor punt beschrijven hoe zij deze werkzaamheden uitvoert, met andere woorden: schrijf een werkbeschrijving.

2)      Laat vervolgens iemand die géén ervaring met deze werkzaamheden heeft met behulp van de werkbeschrijving, zonder verdere uitleg, de werkzaamheden uitvoeren.

Lukt dit: dan heb je een werkbeschrijving  die toegevoegd kan worden aan het handboek.

Lukt dit niet: kijk dan samen met de auteur waar het misgaat. Herschrijf de werkbeschrijving  net zo lang totdat dit met het gewenste resultaat door een collega / stagiaire gebruikt kan worden.

Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat een nieuwe medewerker of een stagiaire géén introductie of begeleiding nodig heeft. Een handboek maakt de introductie en begeleiding eenvoudiger. Het is een naslagwerk waarin men snel even kan kijken hoe een klus geklaard kan of moet worden. Het zorgt ervoor dat werkzaamheden gestandaardiseerd uitgevoerd worden.

Zorg voor borging en zorg ervoor dat het handboek centraal voor iedere secretariaatsmedewerker toegankelijk is.

1)      Geef slechts enkele medewerkers schrijfrechten.

2)      Maak één iemand eindverantwoordelijk voor het handboek.

3)      Ga regelmatig na of de werkbeschrijvingen  nog up-to-date zijn, bijv. door een stagiaire een keer bepaald werk te laten verrichten.

4)      Bespreek het handboek geregeld op het werkoverleg. Vraag na of men gebruik-maakt van het handboek en of alle werkinstructies nog werkbaar zijn.

5)      Als er nieuwe activiteiten bij het secretariaat belegd worden, moet er gelijk een werkinstructie geschreven worden en uitgedeeld aan de collega’s.

Deze onderwerpen kunnen – kort en bondig – in een handboek opgenomen worden:

  • het openen en sluiten van de afdeling
  • hoe om te gaan met inkomende en uitgaande correspondentie (incl. e-mailverkeer)
  • het archiveringssysteem (wie archiveert wat, hoe wordt dit gedaan, waar en hoe lang wordt dit opgeslagen)
  • de organisatie en ondersteuning van vergaderingen/bijeenkomsten (welk soort bijeenkomst wordt door wie ondersteund, op welke manier vindt verslaglegging plaats, waar en hoe lang worden notulen e.d. opgeslagen)
  • de werkbeschrijving van apparatuur (hoe werkt het antwoordapparaat, de printer, de telefoon e.d.)
  • financiële zaken (wie is waarvoor geautoriseerd)
  • werkwijze van de afdelingsbibliotheek
  • DBC-registratie
  • declaraties uitschrijven
  • afhandelen van facturen
  • dossiervorming
  • afhandeling patiëntenbrieven (hoe wordt de brief opgebouwd, wie krijgt een kopie, waar wordt deze brief ingeschreven en gearchiveerd)
  • een overzicht van steunpunten binnen de afdeling/organisatie (bijv. bij wie moet je zijn voor reserveringen, ICT-problemen e.d.)
  • afspraken rondom bezetting van het secretariaat en vervanging
  • wijze waarop telefonisch verkeer plaatsvindt
Reageer op dit artikel