checklist

Grip op je tijd door meer ruimte in je agenda

Geen categorie

Met wat meer ruimte in je agenda kom je toe aan je takenlijst

Ken je dat gevoel? Dat je afspraken en overleggen boven je andere werk laat gaan, dat je niet eens de tijd hebt om een vergadering inhoudelijk voor te bereiden en dat je takenlijst niet korter, maar langer wordt?

Met wat meer ruimte in je agenda kom je toe aan je takenlijst

Als je tijd hebt om vergaderingen voor te bereiden en erna je aantekeningen of notulen kunt uitwerken, heb je al het gevoel meer grip te hebben. En als je dan naast je afspraken ook nog één of twee taken kunt afronden, heb je nog meer voldoening aan het eind van je werkdag.

Laat een vergadering of overleg niet boven je andere taken gaan
Je agenda loopt vol en je komt niet aan je ‘andere werk’ toe. Maar dit ‘andere werk’ is óók je werk, waarschijnlijk zelfs het grootste gedeelte ervan. En afspraken zijn lang niet altijd belangrijker. Als je tijd inplant om aan een klus te werken, zul je die tijd moeten bewaken. Als je deze tijd opgeeft en besteedt aan iets dat tussendoor komt zoals een spoedklus of een overleg, is het logisch dat je je oorspronkelijke taken niet afkrijgt.

Maak een reële planning
Plan alle taken in die je deze week moet/wilt doen. Blok die tijd voordat je andere afspraken plant.
Hou ruimte voor onverwachte zaken, of om op te starten en af te ronden. En laat als het kan een kwartier of half uur vrij tussen twee overleggen. Een compleet volgeboekte agenda is een illusie: voor een deel bestaat het secretaressevak uit ad-hoczaken, en daar heb je ruimte voor nodig in je agenda.

Gebruik een lijstje met eerstvolgende acties
Reserveer tijd voor jezelf voor belangrijke acties. Per dag bekijk je welke actie als eerste moet gebeuren. Taken die je per se op een bepaalde dag moet doen, zet je als gewone taak in je agenda.

Hou je aan de afspraken die je met jezelf maakt
Veel mensen plannen tijd in om aan een taak te werken, maar laten die vallen zodra ze een mailtje binnen zien komen, een vergaderverzoek krijgen of als er iemand aan hun bureau staat. Bewaak je tijd die je wilt besteden aan een klus, anders heeft inplannen weinig zin.

Timemanagementtips voor planning
Timemanagement: aanpak van tijdvreters
Wat zijn SMART-doelen?
Boek: Manage uw werk
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel