checklist

Stabiliteit in kwaliteit creëren door het maken van procesbeschrijvingen

Geen categorie

Een driesterrenrestaurant word je niet zomaar: hiervoor heb je het juiste personeel nodig en de juiste kwaliteit van de ingrediënten.

Stabiliteit in het niveau wordt onder meer bereikt door het gebruik van een recept voor het vervaardigen van de innovatieve, culinaire gerechten.

In een recept staan een aantal vaste elementen:

  • De naam van het gerecht dat bereid moet worden.
  • Een opsomming van de benodigde ingrediënten.
  • De beschrijving van de manier waarop het gerecht bereid dient te worden.
  • En ten slotte: een overzicht van de voor het gerecht benodigde hulpmiddelen.

 Trek je nu een parallel tussen een recept en een procesbeschrijving, dan ziet dat er als volgt uit:

Recept

Proces

1

Naam van het gerecht

1

Naam van het proces

2

Benodigde ingrediënten

2

Overzicht van de activiteiten in het proces

3

Bereidingswijze

3

Opsomming van alle handelingen per activiteit

4

Overzicht benodigde hulpmiddelen

4

Overzicht benodigde hulpmiddelen zoals informatie, documenten, apparatuur.

 

Samenvattend: Een procesbeschrijving is voor het uitvoeren van je secretariaatswerkzaamheden als de receptuur voor het bereiden van gerechten.

Het opstellen van een procesbeschrijving is dus een eerste stap om te komen tot het leveren van stabiele kwaliteit op het secretariaat. Het maken van zo’n procesbeschrijving levert je in ieder geval het volgende op:

  • inzicht
  • overzicht
  • duidelijkheid

Inzicht
Natuurlijk is het essentieel om te weten welke werkzaamheden op jouw secretariaat worden uitgevoerd. En niet alleen:

  • wélke werkzaamheden, maar ook:
  • uit welke taken deze werkzaamheden bestaan
  • welke handelingen er verricht moeten worden, en
  • wat er gebeurt met het product dat deze werkzaamheden oplevert

Alleen wanneer je een compleet overzicht hebt, ben je in staat om bijvoorbeeld een goede afweging te maken of er nog werkzaamheden aan het totaalpakket toegevoegd kunnen worden en welke prioriteiten gesteld dienen te worden, en kun je een planning van het werkaanbod maken.

Overzicht
Het volgende belangrijke punt is overzicht:

  • Wanneer wordt welk werk uitgevoerd?
  • Welke bijdrage levert jouw secretariaat hieraan?
  • Welke invloed heeft het geleverde werk op het geheel en is er een noodzakelijke volgorde van alle activiteiten?

Doordat je overzicht krijgt, zul je merken dat jet minder ad hoc gaat werken en wordt de kans op het maken van fouten kleiner, waardoor je meer stabiliteit kunt creëren.

Duidelijkheid
Duidelijkheid ontstaat doordat je nu overzicht en inzicht hebt. Vanuit dit zicht op het werk stel je jezelf namelijk in de gelegenheid de werkzaamheden te beheersen:

Weten welke informatie je op welk tijdstip nodig hebt voor het uitvoeren van welk soort werkzaamheden.

De volgende dingen zouden dan kunnen gebeuren:

  • Je constateert dat er een en ander schort aan de informatievoorziening.
  • Je wilt een proces verbeteren.
  • Misschien wil je zelfs een of meerdere processen helemaal vernieuwen door gebruik te maken van nieuwe technologie of andere inzet van personen.

Als je een proces wilt aanpassen, verbeteren of vernieuwen, dan is het hebben van een procesbeschrijving een belangrijk hulpmiddel om over de inrichting van het proces te kunnen praten.

Procesbeschrijving: een stappenplan
Model procesbeschrijving: voorbereiden vergaderingen
Sjabloon procesbeschrijving: afspraken maken
Boek: Secretaresse als informatiemanager
Training: Manage de informatiestromen op je secretariaat

Reageer op dit artikel