checklist

Wat hoort thuis in een procesbeschrijving?

Geen categorie

Als secretaresse maak jij deel uit van het bedrijfsproces. Een proces is een keten van activiteiten door verschillende afdelingen.

Het is een samenwerking tussen jou en je collega’s om een bepaald product te leveren aan de klant.

Welke zaken moeten er geregeld zijn in een beschrijving van dit proces?

Wat
Wat er gedaan moet worden vormt de kern van een procesbeschrijving. Maak hiervoor een inventarisatie van hoofdprocessen en detailprocessen. Inventariseer wat de samenhang tussen deze processen is. Bepaal op welke wijze de processen afgebeeld zullen worden. Het gebruik van schematechnieken werkt hierbij verhelderend.

Wie
In een procesbeschrijving moet duidelijk zijn van elke actie of beslissing wie die uitvoert en wie verantwoordelijk is. Handig is hierbij een organisatieschema van de verschillende afdelingen.

Waarom
Een proces wordt uitgevoerd om te voldoen aan de eisen van de klant, en daarmee ook aan de doelstellingen van de organisatie. Er moet vaak aan veel eisen worden voldaan:

  • Externe eisen: kwaliteit (ISO, HACCP, e.d.), arbo, milieu, veiligheid, overige wet- en regelgeving met betrekking tot facturen, btw, privacy, enzovoort.
  • Eisen vanuit de eigen organisatie: doelstellingen, normen, prestatiecriteria.

Waarmee
Wat is er zoal nodig bij het uitvoeren van processen, processtappen, acties en het nemen van beslissingen? In elk geval is altijd input nodig, die in het proces wordt getransformeerd tot output. Dit geldt uiteraard voor fysieke producten, maar ook bij informatieproducten.

Naast de input zijn vaak andere (hulp)middelen nodig die gebruikt worden bij het proces, zoals ondersteunende informatiesystemen, documenten en dossiers.

Wanneer
Van elk proces kun je zeggen dat het pas start als daar een aanleiding toe is. Die aanleiding noemen we ‘trigger’. Een order van een klant is bijvoorbeeld de trigger om een leveringsproces te starten.
Sommige triggers zijn eenmalig, of komen vaker voor maar je weet niet precies wanneer. De order van de klant is daar een voorbeeld van: je kunt niet precies voorspellen of een klant een bestelling gaat plaatsen, en zo ja, wanneer hij dat dan gaat doen.
Andere processen zijn niet afhankelijk van een incidentele aanleiding. Een datum kan ook een trigger zijn. Als bijvoorbeeld is vastgelegd dat het marketingteam elke eerste donderdag van de maand vergadert, is die eerste donderdag voor de secretaresse een trigger om voor die bijeenkomst zaken te regelen: agenda, vergaderzaal, koffie en thee, enzovoort.

Waar
De locatie is vooral van belang als een proces over meerdere vestigingen is verdeeld en de fysieke aanwezigheid van een persoon of zaak daarbij gewenst of noodzakelijk is. Bijvoorbeeld in geval van een persoonlijk advies, of van het leveren van een artikel uit een magazijn. Een proces kan ook verdeeld zijn over meerdere organisaties, die door samenwerking een bepaald product leveren.

Waarom processen beschrijven?
Model procesbeschrijving: voorbereiden vergaderingen
Stabiliteit in kwaliteit creëren door het maken van procesbeschrijvingen
Boek: Het opzetten van een secretaressepool
Training: POWERsecretaresse!

Reageer op dit artikel