checklist

Heldere taal: drie tips

Geen categorie

We hebben er allemaal een handje van: we schrijven ingewikkelder dan we praten. Omdat we denken dat dat beter ‘staat’. Maar is dat eigenlijk wel zo?

Nee, natuurlijk niet! Het schrikt de lezer juist af. Het maakt je onnodig afstandelijk en vaag. Het maakt je boodschap lastiger te begrijpen.

Daarom: schrijf gewoon op wat je wilt zeggen.

Dus niet:
Het formulier dient te worden ondertekend.
De vergoeding wordt overgemaakt naar uw rekening.
De storing zal zo snel mogelijk worden opgeheven.

Maar:
Vergeet u niet uw handtekening onder het formulier te zetten?
We maken € 203,- over naar uw rekeningnummer 123456789.
We repareren de lijn voor drie uur vanmiddag.

Drie tips om helderder te schrijven:

1. Vermijd lijdende vormen!
De lijdende (passieve) vorm geeft meestal alleen aan dat iets gedaan wordt. Maar je lezer wil meestal vooral weten: wie doet dat? Daarom gebruik je liever de bedrijvende (actieve) vorm.

Een voorbeeld:

Passief

De brief wordt geschreven door de secretaresse.

Actief

De secretaresse schrijft de brief.

Er zijn twee lijdende vormen: met ‘worden’ (onvoltooid) en met ‘zijn’ (voltooid). De vorm met ‘zijn’ geeft aan dat iets gebeurd is:

Met ‘worden’

De brief wordt geschreven.

Met ‘zijn’

De brief is geschreven.

2. Vermijd het hulpwerkwoord ‘zullen’
Het hulpwerkwoord ‘zullen’ is bijna altijd overbodig. Zeg gewoon waar het op staat. Je lezer waardeert duidelijkheid. En het leest ook nog eens prettiger. Kijk maar:

Met ‘zullen’

De brochure zal worden verstuurd naar de deelnemers.

Zonder ‘zullen’

De brochure wordt verstuurd naar de deelnemers.

Nog beter:

Zonder ‘worden’

Wij sturen de brochure naar de deelnemers.

Nóg een stapje verder: 

De deelnemers krijgen een brochure van ons.

3. Vermijd het hulpwerkwoord ‘kunnen’
Een ander hulpwerkwoord om goed in de gaten te houden, is ‘kunnen’. Vaak gebruiken mensen ‘kunnen’ om voorzichtig te zijn. Ze zijn bang om te zeggen waar het op staat. Of ze houden graag een slag om de arm.

Maar zonder ‘kunnen’ schrijf je vaak duidelijker. Daarnaast maak je je tekst zo persoonlijker. Kijk hier eens naar:

Met ‘kunnen’

We kunnen u helpen met het invullen van het formulier.

Zonder ‘kunnen’

Ik help u met plezier om het formulier goed in te vullen.

Of:

Met ‘kunnen’

Dat kan geregeld worden.

Zonder ‘kunnen’ én actief

We regelen het!

Tip

Zoek en haal weg
Is je tekst klaar? Staat je handtekening onder de brief? Wacht! Nog niet versturen. Druk eerst of ctrl + f. En typ in: worden. Zo zoek je snel en makkelijk waar je dit nog gebruikt in de tekst. Doe hetzelfde voor:

  • wordt
  • zullen
  • zal
  • kunnen
  • kan

Kom je deze woorden nog tegen? Lees de hele zin goed na en vraag jezelf af of je de boodschap ook actief kunt maken. Maar wees niet te streng voor jezelf. Soms kun je ‘worden’ en ‘zullen’ prima gebruiken… Je zult zien: je tekst wordt een stuk duidelijker!

Tien tips voor een duidelijke tekst
Opbouw van een tekst: Wie Wat Waar Waarom Wanneer Hoe
Zakelijke brieven: opbouw en indeling in alinea’s
Boek: Zakelijke brieven en e-mails schrijven
Training: Klantgericht schrijven

Reageer op dit artikel