checklist

Deadlinestress?

Geen categorie

10 tips om je deadlines te halen

De betekenis van dit woord is erg beangstigend: je gaat dood als je de limiet niet haalt… Maar zo heet zal de soep toch niet worden gegeten? Is dat bagatelliseren van de betekenis de reden dat je moeite kunt hebben met het halen van je eigen deadlines? Trudis Baart van All-in-control heeft 10 tips voor je om je deadlines wél te halen!

1. Neem de deadline serieus.
Als je een taak prioriteit geeft moet je met jezelf echt afspreken dat je je er aan gaat houden; en dat je alles in het werk zult stellen om deze einddatum ook echt te halen.

2. Weet wat er van je verwacht wordt.
Dat betekent dat je op voorhand alle informatie die voor jou belangrijk is bij elkaar schraapt. Wat moet er gebeuren, hoe en wanneer en hoe moet het eindresultaat er uitzien? Pas als je dit weet kun je de opdracht overzien.

3. Plan realistisch en niet te krap.
Het is uitermate onverstandig om je planning te krap, te scherp op de deadline te plannen. Houd rekening met onverwachte tegenvallers.

4. Hoe eet je een olifant? In kleine hapjes.
Een groot project laat zich alleen goed plannen door deze in kleiner, overzichtelijke hapklare brokken op te delen. Voor elk brokje maak je een planning (en een tijdbuffer). Beter te snel klaar dan te laat! En werk achterstevoren: reken terug in de tijd. Formuleer een begin- en einddatum in elke stap en noteer deze.

5. Werk nauwkeurig en sla je documenten zorgvuldig op.
Zorg voor een regelmatige back-up. Je zal de eerste niet zijn die op een cruciaal moment alle stukken kwijt is.

6. Blijf zelf aan het roer maar zoek naar hulptroepen.
Waarschijnlijk hoef je niet alles zelf te doen. Kijk wat je kunt delegeren en hevel tijdig de onderdelen over naar je collega, vergezeld van goede afspraken rondom termijn van oplevering.

7. Begin bij het begin en maak je nog niet druk over het vervolg of details.
Door te focussen op het eerste onderdeel en niet in de details te verzanden, kun je daadwerkelijk meters maken. Als je deel 1 tijdig afgerond hebt, kun je terugkijken op een geslaagd project en met frisse moed aan deel 2 beginnen.

8. Feedback na belangrijke stappen.
Als je een belangrijk onderdeel hebt afgerond communiceer je hierover met je leidinggevende. Je laat je opdrachtgever weten dat je hard bezig bent, maar geeft hem/haar ook de gelegenheid om het project of de inhoud bij te stellen. Beter ten halve gekeerd dan …

9. Proactief.
Als je gaande het project ziet dat je de deadline toch niet gaat halen ga dan naar de opdrachtgever toe en leg uit wat de reden van het oponthoud is en stel gezamenlijk een nieuwe deadline vast.

10. Beloon jezelf.
Na het behalen van een (tijdige) oplevering van een deelaspect of na afronding van het gehele project is het van belang dat je jezelf beloont. De in het vooruitzicht gestelde beloning kan jezelf een oppepper geven op moeilijke momenten en je uit impasses halen als je dreigt te verzanden. Succes!

Interne tijdverslinders
Timemanagement: 10 tips
Timemanagementtips voor planning
Boek: Meer Power met timemanagement 3.0
Training: Timemanagement

Reageer op dit artikel