checklist

Praktische doelen voor jouw next level

Geen categorie

Organisaties krimpen of groeien, Het Nieuwe Werken wordt ingevoerd, steeds meer secretaresses gaan samenwerken in een team of pool… Hoe ziet de toekomst van de managementsupporter er eigenlijk uit?

Waarschijnlijk wil je herinnerd worden als de managementassistente die een wezenlijke bijdrage heeft geleverd aan de productiviteitsverbetering in de organisatie. Je mogelijke doelen kunnen zijn:

1 Overstappen naar effectievere en papierloze vergaderingen.

A Je kunt starten met het inventariseren van alle overleggen binnen je afdeling of organisatie.

B Vervolgens bekijk je:
– het aantal pagina’s A4 dat gemiddeld per vergadering wordt gebruikt voor agenda en alle bijlagen (maal het aantal deelnemers aan het overleg)
– De tijd die de vergadering gemiddeld genomen duurt.

C Je organiseert een plek op de server waar alle deelnemers aan de vergadering toegang toe hebben.

D Je spreekt af dat de vergaderstukken voortaan digitaal minimaal drie dagen voor de vergadering klaar staan op die plek. Iedere deelnemer zet zijn eigen stukken op die plek klaar.

E Je spreekt af dat jij de relevantie en de duur per agendapunt doorneemt met de voorzitter en de agenda eveneens drie dagen tevoren definitief klaarzet op de server.

F Je stemt af met de voorzitter dat voorbereiding van alle agendapunten door alle deelnemers aan de vergadering voorwaarde is.

G Je spreekt af dat iedereen de vergaderstukken heeft doorgenomen vóórdat ze naar de vergadering komen. Hierdoor zal de vergaderduur korter worden.

H Je bepaalt binnen welke termijn je dit gerealiseerd wilt hebben voor welke overlegvormen.

I Je rekent uit wat de besparing is in:
– Papierverbruik
– Vergaderduur.

J Je communiceert het resultaat van jouw gerealiseerde doel.

Je kunt ook werken aan:

2 Het opzetten van een digitale archiefstructuur zodat documenten nog slechts eenmaal worden opgeslagen en binnen drie muisklikken door iedereen te vinden zijn. Het reduceren van de zoektijd naar documenten levert een wezenlijk productiviteitsverbetering.

3 Het verhogen van de ICT-geletterdheid door praktische tips uit te wisselen in overleggen en/of zelf korte trainingen te verzorgen voor je collega’s.

Reageer op dit artikel