checklist

Clean desk in een notendop

Geen categorie

Zeg Het Nieuwe Werken en in één adem komt ‘papierloos kantoor’ voorbij. Of ‘clean desk’. Wat houdt het in, en belangrijker: hoe werk je ernaar?

Redenen voor clean desk
1) Veiligheid: bescherming belangrijke gegevens
2) Uitstraling: werkplekken zijn ook visitekaartje
3) Het Nieuwe Werken: flexibele werkplekken en digitaal werken
4) Verhoging efficiency
5) Makkelijk schoonhouden en gezonder

Clean desk in notendop
Streven is om een hoeveelheid documenten over te houden die in je locker of in je kast passen. Vaak betekent dat dat je je actieve en actuele werkarchief overhoudt: de documenten waar nog een actie aan hangt.

Stap voor stap
Je verzamelt in je directe werkomgeving al het papierwerk van je bureau, vensterbank, bijzettafels, koffer, tassen, lades en maakt stapels op je bureau. Begin met de meest actuele stapel. Gebruik per document dit beslismodel:

Als je het document:
– … moet en kunt afhandelen, en de actie kost minder dan 3 minuten doe je het meteen even;
– … moet en kunt afhandelen, en de actie kost meer dan 3 minuten, stop je het in je mapje/postbakje Actie en plan je het in je agenda;
– … wel moet afhandelen, maar niet nu: stop het dan in je werkarchief bij het betreffende onderwerp en noteer het op je actielijst of to do-lijst;
– … niet kunt afmaken omdat je op informatie van een ander zit te wachten, leg het in de Afwachtenbak;
– … moet delegeren: doe het in een Uitbakje met een briefje voor degene die het moet doen;
– … moet bewaren omdat het aansluit bij wat je aan het doen bent, maar je hoeft er niets mee: archiveer het in de juiste werkmap of check of je het digitaal hebt (dan kun je het weggooien);
– … misschien in het centrale archief kunt stoppen: doe het nu. Gebruik je bakje Uit om meer te verzamelen voor het centrale archief en breng het na je opruimsessie daadwerkelijk weg;
– … moet archiveren in het team- of afdelingsarchief: doe het nu. Gebuik desnoods het bakje Uit als deze archieven niet dichtbij zijn;
– … in een nieuwe hangmap kunt opbergen: doe het dan (bij een nieuw project of nieuwe kerntaak);
– … kunt weggooien: doen!

Werk zo alle papieren weg en zoek voor alle items een logische plek. Geef alle ordners en mappen een label. Voor alles geldt: heb je een document digitaal, dan kan het printje weg. Als je het printje bewaart omdat het je herinnert aan een taak, dan kun je de taak beter noteren op je to do-lijst of opnemen op je digitale takenlijst of in je agenda als je een deadline hebt.

Meer tips:
1. Neem je voor om in het vervolg direct te beslissen wat je met elk stuk papier gaat doen.
2. Vraag je bij elk stuk papier af of je het werkelijk nodig hebt.
3. Zo ja: archiveer onmiddellijk (of leg het in de actiebak) en maak een aantekening op je to do lijst.
4. Reserveer tijd in je agenda om je papierwerk af te handelen en doe het dan ook.
5. Leg geen papieren opzij om er later een beslissing over te nemen.
6. Neem elke dag tien minuten de tijd voordat je naar huis gaat om je bureau op te ruimen.
7. Leer je werkstromen te scheiden in: doen, archiveren, plannen, doorgeven of weggooien.
8. Gebruik één plek om je ‘te doen’-dingen te noteren en stop je post-its in je la.
9. Bewaar de dingen die je het meest gebruikt onder handbereik (A-locatie: locker of meterkast).
10. Maak af waar je aan begint en ruim het dan op.
11. Gooi zoveel mogelijk weg.
12. Zet een grote papierbak onder handbereik.
13. Als je een document kwijt bent, kun je beter je hotspots en A-locaties gaan opruimen. De kans dat je het dan tegenkomt, is erg groot.
14. Vraag collega’s of ze alleen als jij daar om vraagt documenten aanleveren (papier én digitaal). Wees consequent en bedank hen vriendelijk als ze toch spullen voor je meenemen en geef het terug.
15. Ruim tussen neus en lippen door ook eens een lade of plank op, als je zin hebt om even iets anders te doen. Als je eenmaal de slag te pakken hebt, hoeft dat niet langer dan tien minuten te duren.

Volg op Management Support Live op 3 en 4 oktober de workshops:
Werken in het papierloze kantoor >
Werken in de cloud >
Digitaal archiveren >

Reageer op dit artikel