checklist

Outlook: hyperlinks in plaats van bijlagen

Geen categorie

In plaats van een zware bijlage mee te sturen in je e-mail, kun je (intern) ook een hyperlink naar de bijlage op de kantoorserver maken: Ga in het bericht naar tab ‘Invoegen’. Klik op de knop ‘Hyperlink’. Er verschijnt een pop-upvenster. Navigeer naar het gewenste bestand of de map. Dat kan bovenin bij de mappen, […]

In plaats van een zware bijlage mee te sturen in je e-mail, kun je (intern) ook een hyperlink naar de bijlage op de kantoorserver maken:

  • Ga in het bericht naar tab ‘Invoegen’.
  • Klik op de knop ‘Hyperlink’.
  • Er verschijnt een pop-upvenster.
  • Navigeer naar het gewenste bestand of de map. Dat kan bovenin bij de mappen, maar ook links in de pop-up. Je kunt ook de functie ‘Recente bestanden’ gebruiken om te verwijzen naar een zojuist geopend en bewerkt document. Dit kun je dan snel selecteren.
  • Je kunt bovenin bij ‘Weer te geven tekst’ een alternatieve tekst opgeven die wordt getoond in de mail, in plaats van de bestandsnaam en locatie.
  • Klik op ‘OK’.

Voordelen

  • Ontvangers van de e-mail hoeven alleen te klikken op de link (werkt ná het verzenden van de mail).
  • Het bespaart ruimte in Outlook.
  • Het voorkomt verschillen in versies (bijvoorbeeld bij redigeren).
  • Je opent altijd de meest recente versie.

Nadelen

  • De ontvangers moeten wel toegang hebben tot de locatie(map) van de bijlage.
  • Breng je een wijziging aan in de bestandsnaam of één van de mappen waarin het document is opgeslagen, dan zal de link niet meer werken.

In de training Masterclass Outlook 2010 geeft Bouke van Kleef nog veel meer tips om slimmer te werken met Outlook en de vele (vaak onbekende) functies optimaal en efficiënt te benutten.

Outlook: koppel een herinnering aan je e-mailberichten
E-mail zoeken in Outlook 2010
Outlook: van mail naar taak [Vakbase]
Sneltoetsen Outlook e-mail [Vakbase]
Boek: Wérken in plaats van e-mailen
Training: Masterclass Outlook 2010

Reageer op dit artikel