vraag & antwoord

Hoe kan ik overzichtelijk bijhouden bij wie de mappen zijn die het hele kantoor doorgaan (iedereen moet er iets in opzoeken of voor een onderzoek gebruiken)?

Geen categorie

Dat kan het beste door middel van een registratiesysteem dat gebaseerd is op de manier waarop de medewerkers de dossiers gebruiken. Per dossier zul je in ieder geval duidelijk en volledig moeten aangeven wat erin zit (omschrijving, aantal pagina’s, verschillende soorten documenten, codenummers van aanwezige documenten enz.). Er zal een iemand verantwoordelijk moeten zijn voor het […]

Dat kan het beste door middel van een registratiesysteem dat gebaseerd is op de manier waarop de medewerkers de dossiers gebruiken. Per dossier zul je in ieder geval duidelijk en volledig moeten aangeven wat erin zit (omschrijving, aantal pagina’s, verschillende soorten documenten, codenummers van aanwezige documenten enz.). Er zal een iemand verantwoordelijk moeten zijn voor het uitlenen, bijwerken, innemen en controle van de dossiers (per keer dat het dossier wordt uitgeleend). De medewerkers moeten goed op de hoogte worden gebracht van de registratiemethode, zodat zij daaraan hun medewerking kunnen verlenen. In het Nieuwsarchief > Archiefbeheer vind je een aantal berichten met tips over dit onderwerp.

De basisprincipes van dossierordening en registratiemethoden kun je toepassen op de specifieke situatie van jouw organisatie. Er zijn boeken die de principes van het indelen en ordenen van dossiers en archieven behandelen:

  • Handboek Document Management, Frans Timmerhuis, ISBN 90 389 1154 8, uitgeverij Elmar
  • Werkwijzer ‘Documenten opbergen en terugvinden’. Dit boekje kun je bestellen op ManagementSupport.nl in Shop.

Reageer op dit artikel