artikel

Congres organiseren: 10 tips

Plannen en organiseren

Hoe organiseer je een congres? 10 onmisbare en praktische tips van expert en trainer Karen Visser over programma, communicatie, overleg en draaiboek.

Congres organiseren: 10 tips
  1. Slijp je bijl voordat je bomen gaat omhakken. De voorbereiding, nadenken en plannen zijn veel belangrijker dan de uitvoering. Ga dus niet op zoek naar een leverancier van badges voordat je weet hoe je dat proces inricht.
  2. Begin met het einde in gedachten. Je kunt pas iets organiseren en voorbereiden als je weet wat het eindresultaat moet zijn. Hoe moet de dag eruitzien? Welke opzet wordt er aangehouden? Wat betekent dat voor de keuze van een locatie?
  3. Ga niet zelf het wiel uitvinden. Duik in informatie over vorige congressen, Google naar checklists, praat met collega’s die dit eerder deden. Leer van hun ervaringen en doe er je voordeel mee.
  4. Betrek relevante partijen zo vroeg mogelijk. Communicatie, Facilities, afdelingen die over de inhoud gaan: hoe zien zij het voor zich en wat kunnen ze bijdragen in tijd en mensen? Hoe eerder ze op de hoogte zijn, hoe beter.
  5. Wees realistisch in het opstellen van het tijdsschema. Onderschat het belang van inlooptijd en pauzes niet. Overleg intensief met sprekers en inhoudelijk betrokkenen over de duur van onderdelen, zodat niemand voor verrassingen komt te staan.
  6. Overleg regelmatig met je projectteam. Al is het maar tien minuten, staand – liever twee keer per week kort, dan eens per drie weken heel lang. Voortgang en op tijd bijsturen is essentieel.
  7. Gebruik altijd een draaiboek, zelfs al denk je het op de dag zelf met twee vingers in je neus te kunnen. Als jij in de file staat, ziek bent, er een calamiteit is – dan is kunnen terugvallen op een document goud waard.
  8. Communicatie is tweerichtingsverkeer. Maak collega’s die enthousiast willen gaan ‘zenden’ duidelijk dat in het programma ook interactie moet zitten – vragen uit het publiek, een panel – en bouw dat in de opzet in.
  9. Maak optimaal gebruik van automatisering en techniek. Registratie van deelnemers, versturen van bevestigingen, printen van badges; zeker bij grote aantallen kan dit je geweldig ontlasten.
  10. Laat de inhoud geen verrassing zijn. Zorg dat de bijdragen (sheets, filmpjes, opzet) van sprekers door iemand worden nagekeken en getest. Zo voorkom je gênante taalfouten, onprofessionele animaties, foute grappen over het gewicht van je directeur, tegenstrijdige boodschappen of andere ‘plank misgeslagen’-situaties.

Auteur Karen Visser | New Broom | Karen geeft onder andere de blended training Slimme werkgewoontes

Zelf aan de slag in een training

Wil je meer leren over het succesvol organiseren van evenementen? Schrijf je dan in voor de trainingen Evenementen organiseren of Creatief eventmanagement (nieuw!) van Lenny Klaassen.

Reageer op dit artikel